Uno de los retos más importantes a los que tiene que enfrentarse UNICEF España, como cualquier ONG (organización no gubernamental) dedicada a la atención de personas y colectivos desfavorecidos, es mantener los costes operativos lo más reducidos posible, permitiendo que los fondos obtenidos de sus socios y entidades colaboradoras se dediquen fundamentalmente a programas destinados a alcanzar los objetivos de servicio de la organización. Ello supone una preocupación especial por el uso adecuado de los recursos y un control estricto de gasto, examinando con gran atención las políticas de inversión y de gasto.
La necesidad de renovar los sistemas de comunicaciones con los que contaba UNICEF, y que habían llegado al límite de su capacidad, fue el elemento que desencadenó todo un proceso de cambio y modernización que supuso el despliegue de una solución de comunicaciones unificadas, adaptada a los nuevos entornos tecnológicos y de servicio, además de aportar numerosas ventajas funcionales sobre el anterior sistema en uso. Todo ello al mismo tiempo que aumentaban las capacidades disponibles y contribuía a los esfuerzos de ahorro y control económico de la organización.
Pero para avanzar en ese cambio organizacional, UNICEF España se enfrentaba con un importante obstáculo tecnológico. El equipo analógico de comunicaciones de Siemens, que contaba con una antigüedad de más de 13 años, si bien satisfacía las necesidades básicas de la organización, no permitía ninguna prestación adicional ni ofrecía posibilidad alguna ni de expansión ni de mejora en las prestaciones.
Esta situación se había llevado al límite al desplegar la totalidad de la capacidad de la centralita existente, alcanzando las 100 extensiones posibles. El crecimiento de la actividad y de los programas había ido acompañado de un crecimiento de la estructura, llegando a ser necesario compartir extensiones entre varias personas, con la consiguiente incomodidad y poca eficiencia que ello suponía.
El crecimiento orgánico también había supuesto la apertura de numerosas oficinas por toda la geografía española, con más de 50 centros abiertos en toda la geografía española, con el consiguiente incremento en costes telefónicos y la necesidad, para un mejor funcionamiento de la organización, de llegar a conectar las distintas oficinas de manera eficiente.
Otra de las preocupaciones de UNICEF era mantener y mejorar la atención a sus socios, cuyo número había crecido en estos años también de forma notable, hasta superar los 200.000, lo que había supuesto un importante aumento en el volumen de llamadas que la antigua centralita no podía ya atender como era necesario, pudiendo darse el caso de llamadas perdidas, imposibles de cuantificar cuántas, con las consiguientes pérdidas de imagen y de posibles colaboraciones.
Una necesidad de cambio
Todos estos elementos hicieron que UNICEF se planteara necesario actualizar su infraestructura y equipos, y contemplara la posibilidad de migrar hacia una solución tecnológica avanzada IP de comunicaciones unificadas, que no sólo satisfaciera las necesidades actuales sino que pudiera ampliarse según fuera preciso.
Solución
UNICEF España hizo un estudio de la situación actual del mercado y la tecnología existente, decidiéndose por aprovechar las ventajas que ofrecen las comunicaciones unificadas en cuanto a ahorro, accesibilidad, escalabilidad, gestión, servicios e integración, entre otros. La decisión por Avaya IP Office 500 fue fácil de tomar al satisfacer todas las necesidades que UNICEF se había marcado como fundamentales. Avaya IP Office es una solución modular de telefonía IP diseñada para entidades y empresas de pequeño y mediano tamaño que buscan disponer de las ventajas de la convergencia de las tecnologías de voz y datos que hasta ahora parecía que sólo estaban al alcance de las grandes empresas.
Resultados
La solución Avaya IP Office ha mostrado ser la solución perfecta para una organización como UNICEF España, satisfaciendo todos los objetivos que habían sido marcados tanto desde el punto de vista de coste como de servicio.
La incorporación de un primario de móviles ha permitido a UNICEF España incrementar el uso de la telefonía móvil, multiplicando casi por 4 la capacidad anterior sin que por ello se hayan visto incrementados los costes, sino todo lo contrario, al suponer una significativa reducción cercana al 30% de los gastos en llamadas. Asimismo, Avaya IP Office 500 permite integrar las comunicaciones de toda la compañía utilizando un sistema de gestión y control centralizado. Empleados y colaboradores pueden ahora comunicarse unos con otros marcando el número de una extensión, independientemente del centro o lugar donde se encuentren.
Una vez que la sede central en Madrid se beneficia ya de las comunicaciones unificadas de Avaya, el despliegue sucesivo irá extendiendo los beneficios de la nueva solución al resto de las oficinas y delegaciones por toda España. Está previsto que en 2012 estén cubiertas la mitad de las sedes de los comités autonómicos, incluyéndose en esta primera fase las más importantes, como Cataluña, Valencia, etc., y finalizando el despliegue en 2013.
UNICEF está más que satisfecho con la solución de Avaya, no sólo ya por el control de costes y los ahorros que están empezando a notarse en el presupuesto de la organización, sino también por la fiabilidad del sistema de telefonía, la facilidad de despliegue y gestión, su escalabilidad y capacidad, la integración con otras aplicaciones y las ventajas que ello supone en cuanto a productividad, así como por la sencillez de gestión. Y todo ello sin olvidar nunca la mejora en el servicio de atención al socio que ha sido inmediato.
