Todos sabemos las múltiples ventajas que ofrece el teletrabajo, por ejemplo, a la hora de atraer y retener talento. Aún así todavía son pocas las empresas que ofrecen este beneficio social a sus empleados, sobre todo por la falta de control y por el miedo a una reducción de la productividad. Por otro lado, todos necesitamos socializar y el aislamiento y soledad que sufre el teletrabajador supone otro freno más.
La solución a estos inconvenientes nos la ofrece la tecnología de videocolaboración avanzada, un paso adelante a la videoconferencia tradicional, pues ofrece un enfoque revolucionario del teletrabajo, optimizando la inteligencia colectiva, la productividad y las interacciones entre los miembros de un equipo en remoto, reunidos todos en un espacio virtual, colaborativo y seguro.
La clave de la tecnología de videocolaboración avanzada está en que todos los integrantes del equipo aparecen en burbujas de vídeo, de tal forma que se ven todo el tiempo, pero solo se comunican cuando lo necesitan. Esto permite poder trabajar 100 % concentrado, pero sintiéndote parte del equipo y sin perder el contacto visual y la interacción con el resto de compañeros, al tenerlos disponibles a golpe de clic en caso de que necesites ayuda o respuestas en tiempo real.
Por otro lado, esta tecnología permite que se creen distintos grupos de trabajo dentro un grupo numeroso. Cada miembro del equipo puede crear un grupo o unirse a un grupo ya existente a golpe de clic. A cada grupo se le asigna un color diferente, lo que facilita su identificación. Todos pueden ver los distintos grupos de trabajo o quien está trabajando solo.
Este “open space virtual” proporciona a un equipo en remoto una sensación similar a estar todos reunidos en un “open space presencial” pero sin los inconvenientes (ruidos, conversaciones cruzadas, etc.), fomentando el compromiso de los empleados y evitando el sentimiento de soledad cuando teletrabajan.
Por otro lado, es importante el uso de un software 360º todo en uno, que simule perfectamente un open space presencial y ofrezca funcionalidades avanzadas de colaboración, como compartir pantalla y aplicaciones, transferencia de archivos cifrada sin almacenamiento en el servidor, dar el control remoto del ordenador a otro compañero, chat grupal, mensajería corporativa, control de presencia, posibilidad de pasar de modo videocolaboración avanzada a videoconferencia a golpe de clic, invitar a clientes o proveedores, telepresencia inmersiva, etc. Además, dicho software ha de ser interoperable con el resto de soluciones del mercado. Ha de ser intuitivo y fácil de usar y ha de ofrecer una experiencia usuario óptima, ofreciendo la más alta calidad de vídeo HD/4K y un sonido nítido y sin eco. Y, sobre todo, ha de ser seguro, ofreciendo al empleado poder comunicarse con quien quiera y conectarse a la oficina virtual desde donde desee, incluso fuera de la VPN de la empresa. Vivimos en la era de la movilidad y los empleados han de poder trabajar desde sus casas, desde un coworking, una cafetería, el hotel, el tren, el aeropuerto, etc.
Videocolaboración versus videoconferencia tradicional
El problema es que las soluciones de videoconferencia tradicionales están bien para realizar una reunión online puntual, pero son inviables para estar todos conectados a lo largo de la jornada laboral, además no son seguras fuera de la VPN de la empresa, lo que limitan su uso a la hora de comunicarse con clientes o proveedores. Por otro lado, las plataformas de mensajería colaborativas tampoco remplazan la interacción que se da en una oficina. Actualmente las empresas que teletrabajan algún día a la semana suelen usar distintas herramientas, y todas ellas, aunque las combines entre sí, se quedan cortas, pues siempre la interacción en presencial superará a la interacción a través de este tipo de herramientas. Es por ello, que, hoy en día, solo una plataforma de videocolaboración avanzada (que integre todas esas herramientas y que además permita el contacto visual continuo de todo el equipo, evitando molestas interrupciones), es la opción ideal para teletrabajar, y la única opción que iguala las interacciones que se dan en una oficina física, pero sin sus inconvenientes.
El prometedor futuro de la videocolaboración
La realidad es que todavía existen muy pocas plataformas de videocolaboración avanzada “secure by design” en el mercado, pero una cosa está clara, es una tecnología muy necesaria y con un futuro prometedor, pues permite que se pueda teletrabajar de forma segura y evitando el aislamiento de los trabajadores, además a muchas empresas les podría permitir ahorrarse el alquiler de oficinas y teletrabajar al 100 %.
Actualmente todavía son pocas las empresas llamadas FROG (fully remote organizations), es decir, empresas sin oficinas y con toda la plantilla deslocalizada trabajando en remoto, si bien es cierto que es una tendencia al alza, sobre todo por las múltiples ventajas, como poder contratar a los mejores, independientemente de donde vivan y sin que el trabajador y su familia tengan que cambiar de residencia, ahorro de costes, plantilla más productiva y feliz, disminución del absentismo laboral, bajas médicas y rotación de personal. Además se evita el contagio cuando un trabajador está incubando un virus al no estar en contacto con el resto del equipo.
Para concluir, me atrevería a decir que la empresa del futuro será una empresa sin oficinas con el talento deslocalizado.
Maribel Poyato
Country manager Iberia/Latam en Tixeo
