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Servicios de impresión gestionada: ahorro y seguridad

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La impresión en el lugar de trabajo sigue disminuyendo gradualmente. Sin embargo, siempre será necesario contar con equipos de impresión y cuanto más se ajuste a nuestras necesidades corporativas mayores serán las ventajas.

De hecho, según un reciente informe de la consultora Quocirca, los proveedores mejor posicionados para tener éxito serán aquellos que extiendan sus ofertas y competencias para satisfacer requisitos de TI más amplios, a medida que los mundos impresos y digitales estén cada vez más interrelacionados.

En este sentido, y de acuerdo con el último informe de la misma consultora, los servicios de impresión gestionada (MPS por sus siglas en inglés) son valorados por la organizaciones como clave para acelerar la transformación digital, a través de la digitalización y la automatización del flujo de trabajo, y las predicciones indican que su importancia seguirá creciendo en los próximos dos años.

Aunque se trata de un mercado relativamente maduro, los MPS sigue siendo estratégicos para que los fabricantes de impresión amplíen sus ingresos provenientes de los servicios. En concreto, el 65 % de las organizaciones espera que los presupuestos de MPS aumenten durante el próximo año según el informe mencionado más arriba.

Ventajas de la impresión gestionada

Vistas las predicciones, cabe preguntarse cuáles son las principales ventajas y aportaciones de la impresión gestionada a las organizaciones.

El ahorro económico es una de las primeras y más importante para las empresas. Estos ahorros pueden ser directos o indirectos:

· Ahorros directos: el precio de los consumibles y las piezas es más asequible cuando se encuentran dentro de un contrato. Esto permite ahorros directos en el precio por el simple hecho de estar dentro de un entorno gestionado.

· Ahorros indirectos: hay infinidad de costes ocultos que rodean la gestión de las impresoras que se evitan (o deberían evitar) al contratar un servicio de impresión gestionada: paradas, mano de obra, asistencia, reparaciones, ineficiencias, flujos manuales, pérdida de información o trabajos, infracciones RGPD…

Otra importante ventaja se centra en la seguridad. Una impresora es uno de los puntos de fuga de información más vulnerables de una empresa y contar con un buen proveedor de MPS (o en este caso, MPDS) puede ayudar a solventarlo. Desde impresoras más seguras con protección a nivel de hardware como soluciones específicas de control de acceso, flujos, validación, usuarios, credenciales…

En seguridad se considera siempre que un sistema es tan seguro como su eslabón más débil. Las empresas gastan millones en antivirus, PC con discos duros encriptados, pérdidas de eficiencia por firewalls y políticas de conectividad, pero después cualquier visita puede recoger los documentos que quedan impresos y que nadie recoge, o es posible que al final del día un montón de documentos olvidados con información confidencial que alguien ha impreso, pero nadie ha recogido, se arrojen a la basura sin ser destruidos.

Para afrontar esos problemas de seguridad de los clientes hay distintas posibilidades: desde el punto de vista del hardware, existen impresoras que incluyen una serie de protocolos y características que hacen que sean más complicadas de hackear o intervenir y que dificultan mucho el acceso a los datos que pasan por ellas. Desde el punto de vista del software, existen tanto soluciones que permiten la retención de los trabajos de impresión hasta que el usuario va a buscarlos, como otras que detectan si un usuario escanea un documento donde indica “confidencial” y hace saltar una alerta.

Otra importante ventaja que aporta un buen servicio de impresión gestionada es la escalabilidad y poder ofrecer un modelo de negocio muy claro: si no imprimes, no pagas. Ni mínimos ni máximos. Los clientes deben exigir a sus proveedores que los servicios que les plantean sean escalables y realmente adaptados a sus necesidades y que vayan creciendo a medida que lo necesiten.

Por último, pero no por ello menos importante, cabe destacar la transparencia. Uno de los objetivos de un buen MPS debería ser empoderar al gestor de los equipos frente a prácticas poco claras o transparentes de los proveedores de los equipos y facilitarle su gestión. Sin “juegos de trileros”, costes ocultos, comisiones ocultas… y un servicio constante durante el 100% de la duración del contrato.

Es vital que el MPS garantice todos los puntos anteriores, sino que también ofrezca siempre equipos nuevos, en buen estado y consumibles originales que eviten parones constantes y pérdidas de eficiencia para los clientes.

Víctor Bonet

Product Manager, Lyreco Iberia