El uso de robots en cadenas de montaje de empresas industriales no es algo nuevo. Desde hace muchos años han estado mejorando la productividad y liberando a los trabajadores de la realización de tareas repetitivas para que se centren en otras de mayor valor. Tiempo atrás ese mismo concepto se está intentando trasladar al trabajo digital y de ahí el concepto de RPA: Robotic Process Automation. A diferencia de un robot físico en la industria, RPA no utiliza máquinas, sino los llamados robots de software. No realizan trabajo físico, sino que ejecutan tareas digitales imitando los pasos de trabajo de un humano en una interfaz de usuario.
El problema es que, en estos últimos años, también, se están popularizando conceptos como hiperautomatización, digitalización, DPA, automatización de procesos, etc. y es fácil confundir unos conceptos con otros.
Últimamente me encuentro con empresas que asocian directamente automatización con reducción de costes y están lanzando iniciativas que suelen acabar defraudando las expectativas por no entender bien los diferentes conceptos y áreas de aplicación de cada uno. Esto ocurre a menudo con tecnologías emergentes. Me gusta mucho esta frase de Bill Gates con la que alerta sobre automatizar procesos sin antes optimizarlos: «The first rule of any technology used in a business is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency. The second is that automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency». (La primera regla del uso de cualquier tecnología en un negocio es que la automatización aplicada a una operación eficiente aumentará la eficiencia. La segunda es que la automatización aplicada a una operación ineficiente incrementará la ineficiencia).
Yo la utilizo frecuentemente cuando hablo con alguna empresa que quiere “una solución RPA para automatizar procesos”. Por ejemplo, hace unas semanas estuve hablando con una empresa que tiene a varias personas realizando tareas de poco valor como recibir documentos y copiar determinada información en distintos sistemas: un ERP, CRM y un sistema de otra empresa con la que trabajan.
Mi primera pregunta fue, ¿qué proceso quieres automatizar? Su respuesta fue: me gustaría tener un robot que sea capaz de introducir esa información en los distintos sistemas automáticamente y así poder dedicar a mis empleados a actividades de mayor valor para la empresa.
Tras una breve charla, descubrimos que lo que quiere “automatizar” no es un proceso, sino -solo- algunas tareas que forman parte de un proceso. En este caso el proceso es el alta de empleados: desde que se decide contratar a alguien hasta que efectivamente empieza a trabajar en la empresa hay que realizar una serie de tareas y no es posible automatizar todas. Por ejemplo, en muchos casos alguien debe llamar al futuro empleado para confirmar determinados datos. Estas llamadas seguirán siendo realizadas por personas; pero sí es posible “digitalizar el proceso”, creando una aplicación que contemple todas las tareas a realizar, automatizando algunas de ellas y permitiendo a los empleados dejar constancia de la realización de otras (llamada telefónica en tal fecha y con estos comentarios, etc.)
Por último, me gustaría añadir que RPA no es la mejor solución para automatizar determinadas tareas. Como ya hemos dicho, los robots de software (también llamados bots) imitan el comportamiento humano utilizando el interfaz de usuario de determinados sistemas. Estos interfaces de usuario están pensados para ser utilizados por humanos y cambian frecuentemente, haciendo necesario “reprogramar” los bots para que sigan funcionando. Por ello se suele hablar de RPA como soluciones tácticas, que resuelven problemas puntuales a corto plazo, pero no son adecuadas para una estrategia de automatización a largo plazo.
Sin embargo, hace tiempo que los sistemas disponen de otros mecanismos de comunicación pensados específicamente para interactuar entre ellos sin intervención humana: las APIs. La mayoría de sistemas cuentan con un API (más o menos estándar y bien documentada) que permite el envío y recepción de información entre sistemas sin intervención humana.
Como conclusión, mi recomendación al abordar un proyecto de automatización es ir paso a paso y no empezar a automatizar tareas sin tener claro antes cómo es el proceso completo: quién hace qué, cuándo y con qué sistemas. Es decir, primero modela tus procesos de negocio, luego optimízalos y, por último, automatiza algunas tareas eligiendo la tecnología adecuada.
Es importante tener en cuenta el coste/beneficio de este tipo de proyectos antes de empezar a “automatizar todo lo posible”, teniendo en cuenta que los beneficios no serán sólo estrictamente económicos. También hay que considerar la eliminación de errores humanos, el cumplimiento de normativas, etc.
Antonio Sánchez Arnanz
Director de desarrollo de negocio en GBTEC
