El “Índice de Tendencias Laborales de 2025” de Microsoft revela que ante una jornada laboral caótica e infinita la solución viene del uso de agentes de IA y personas en la nueva empresa frontera. Esta nueva tipología de empresa se caracteriza por operar con agilidad y generar valor gracias al uso de la inteligencia artificial.
El informe de Microsoft, basado en el análisis de los datos de productividad anonimizados de Microsoft 365 a nivel global, revela que el principal obstáculo para el desarrollo de una empresa frontera es la jornada laboral casi infinita, lo que exige un uso de la IA que reinvente el ritmo de trabajo.
Microsoft señala que la jornada laboral actual es casi infinita porque suele comenzar muy temprano, casi al despertar. A las 6 de la mañana, muchos usuarios de Microsoft 365 están revisando sus bandejas de entrada.
El informe señala que el 40 % de las personas que están conectadas a las 6 de la mañana están revisando el correo electrónico para conocer las prioridades del día. El volumen de correo ha crecido y cada trabajador de media recibe 117 correos electrónicos al día, la mayoría de ellos ojeados en menos de 60 segundos. Y los mensajes masivos con más de 20 destinatarios han aumentado un 7 % en el último año, mientras que los mensajes individuales han disminuido un 5 %.
Otro elemento que hace que la jornada sea frenética es Microsoft Teams. A las 8 de la mañana ya ha superado al correo electrónico como canal de comunicación principal. Y, además, de media cada trabajador recibe 153 mensajes de Teams al día.
Microsoft señala que los mensajes por persona han aumentado un 6 % interanual en todo el mundo.
Los trabajadores también tienen dificultades para concentrarse porque la mitad de todas las reuniones tienen lugar entre las 9 y las 11 de la mañana y entre las 1 y las 3 de la tarde, periodos que para muchas personas son cuando tienen un pico natural de productividad debido a sus ritmos circadianos.
El informe señala que los martes son el día con más reuniones (23 %), mientras que los viernes disminuyen hasta un 16 %.
Otro factor que divide la atención son las notificaciones de mensajes. A las 11 de la mañana, hora de máxima productividad para muchos aumentan. Según los datos telemétricos, es la hora más sobrecargada del día, ya que convergen los mensajes en tiempo real, las reuniones programadas y el cambio constante de aplicaciones, lo que hace casi imposible centrarse en una sola tarea.
Después de comer hay menos reuniones y se ve un mayor uso de Word, Excel y PowerPoint (WXP), pero ese tiempo está dividido con otras actividades. Los datos revelan que, de media, los empleados que utilizan Microsoft 365 se ven interrumpidos cada 2 minutos por una reunión, un correo electrónico o una notificación. Este ruido digital hace que la jornada sea caótica. Así la definen el 48 % de los empleados y el 52 % de los directivos, quienes además dicen que su trabajo está demasiado fragmentado.
Los datos señalan que los modos de comunicación están cambiando, la coordinación es más compleja y la carga mental es mayor. El informe indica que el 57 % de las reuniones son llamadas ad hoc sin invitación en el calendario y 1 de cada 10 reuniones programadas se reserva en el último minuto. Casi un tercio de las reuniones abarcan ahora varias zonas horarias, un 35 % más que en 2021.
Otro problema es que la jornada laboral triple que comenzó durante la pandemia se ha convertido en un norma. La jornada laboral actual se prolonga hasta bien entrada la tarde. Las reuniones después de las 8 de la tarde han aumentado un 16 % interanual y el empleado medio envía o recibe ahora más de 50 mensajes fuera del horario laboral. Y a las 22.00 horas casi un tercio (29 %) de los trabajadores activos vuelve a sumergirse en sus bandejas de entrada, lo que apunta a un aumento constante de la actividad fuera del horario laboral.
La presión también se extiende al fin de semana. Casi el 20 % de los empleados que trabajan activamente durante el fin de semana consultan su correo electrónico antes del mediodía del sábado y el domingo, despertándose para trabajar, incluso en los típicos días libres. Y, además, durante el fin de semana, el uso de WXP supera al de los mensajes de Teams, ya que los empleados por fin sacan tiempo para concentrarse en el trabajo sin interrupciones.
Este ritmo de trabajo hace que la jornada laboral actual no tenga un principio ni un final claros.
Microsoft señala que la IA puede darnos la capacidad de rediseñar el ritmo de trabajo, reorientar a nuestros equipos hacia tareas nuevas y diferenciales y solucionar lo que se ha convertido en una jornada laboral aparentemente infinita; pero hay que ir más allá y cambiar la mentalidad hacia una empresa frontera, que pongan en práctica el Principio de Pareto, centrándose en el 20 % del trabajo que produce el 80 % de los resultados.
El despliegue de IA y de agentes para agilizar las tareas de bajo permitirá que los trabajadores y directivos se centren en tareas más importantes. Y, además, en estas empresas hay una nueva figura: el responsable de agentes, que trabaja de manera más inteligente.
