La optimización del ROI de las implementaciones de tecnología, incluida la Shadow IT, es clave para una transformación digital exitosa
En el esfuerzo de las empresas por reducir el coste de los servicios que proporcionan a sus clientes, la nube se ha convertido en una aliada que les permite hacer más por menos. Pero, a la vez, ha introducido un nuevo escenario en el que las líneas de negocio buscan por su cuenta soluciones cloud para resolver sus necesidades más apremiantes.
Frecuentemente, eso significa que el departamento de TI desconoce cuál es la verdadera dimensión de la nube dentro de la infraestructura corporativa, perdiéndose las sinergias entre las distintas áreas. La buena noticia es que con la ayuda de expertos y soluciones avanzadas es posible evaluar la verdadera presencia de todo el entorno cloud en la organización para, a partir de ahí, controlar su despliegue.
Dada la sencillez de implantación de los recursos en la nube, tiene sentido que los mismos departamentos empresariales implementen directamente aquellos que necesitan, pero lo que es crítico es que el área de TI mantenga siempre un control de los costes y tenga asumido que se recurrirá a su personal cuando haya algún problema o se demande una configuración específica.
Frente a esta situación, lo que realmente es un problema es que los usuarios de negocio implanten tecnología sin informar al equipo de TI. Y lo es no solo por el coste oculto que esto supone (según estudios de Gartner la ‘TI en la sombra’ –Shadow IT- llega a representar un 30 %-40 % de los gastos en TI de las grandes empresas), sino porque los responsables de TI necesitan tener visibilidad de toda la infraestructura (desde recursos locales a nubes –privadas y públicas- y aplicaciones SaaS) para saber qué se está utilizando y cuánto cuesta.
Primero, ganar visibilidad
Piénsalo: aunque tu organización todavía no haya dado el salto a la nube, es muy probable que algunos de tus empleados ya lo hayan hecho. Y pese a no participar en ello, tu compañía es la última responsable de la seguridad y del cumplimiento de las normativas referidas a los datos que incluya esa «TI en la sombra».
Pero hay que ser realistas, la solución no es bloquear el acceso a la nube, los usuarios encontrarán la manera de conseguir lo que quieren. Es más, la prohibición puede terminar siendo un freno a la innovación y la productividad del personal. Lo más recomendable es descubrir cuanto antes qué se está utilizando en la nube y desarrollar una estrategia para controlar las aplicaciones cloud existentes y proteger sus datos.
El primer paso para optimizar el ROI de la infraestructura basada en la nube y las aplicaciones SaaS es mitigar el riesgo que supone la ‘TI oculta’. Una vez descubierto el escenario cloud existente, es necesario evaluar cada uno de los recursos y desarrollar políticas que claramente definan qué infraestructura en la nube se aprueba y qué datos pueden ubicarse en ella.
Preparados para optimizar el ROI de los recursos cloud
Solo en el momento en el que el departamento de TI tiene una completa visibilidad de lo que se está utilizando en la empresa es cuando puede comenzar el proceso de optimización de costes.
Paradójicamente, descubrir una situación de Shadow IT puede convertirse en una excelente oportunidad para entender cuáles son las necesidades y preferencias de los usuarios finales. Esta información puede traducirse en el desarrollo y despliegue de software y servicios aprobados que aumenten el rendimiento y la satisfacción de los empleados.
Asimismo, también es una buena ocasión para preguntarles sobre el valor de la tecnología que han implementado y cómo resuelven sus necesidades con ella. Este dato puede ayudar a que otros departamentos con similares problemas puedan cubrirlos con un mejor despliegue de esa tecnología por toda la empresa.
De esta manera, el departamento de TI es capaz de evaluar cualquier nueva tecnología atendiendo a su valor potencial como herramienta para la productividad empresarial.
Un socio para descubrir qué aporta valor a la empresa
En el momento en el que el departamento de TI determine que existen razones de negocio para convertir una tecnología en la sombra en una herramienta aprobada, es muy recomendable que colabore con expertos que le asesoren y aseguren que dichos recursos cumplen con los requisitos de la organización.
Contar con la ayuda de especialistas en la Nube y transmitirles sus necesidades empresariales específicas permite garantizar que los distintos proveedores cumplan con las expectativas depositadas en ellos llevando a cabo, por ejemplo, implementaciones piloto a lo largo de la empresa.
Además, el conocimiento y la experiencia de un socio de valor suplen la incapacidad de muchas empresas para tener una visibilidad plena por sí mismas de las aplicaciones que forman su ecosistema de TI, así como de la optimización de sus costes y su utilización. Su colaboración es decisiva para supervisar la relación calidad-precio de las mismas así como para garantizar el cumplimiento de los estándares empresariales.
¿Preparado para evaluar la infraestructura TI de tu empresa y asegurar su ROI en la Nube?
José Manuel Marina
Director general de Crayon en España
