Resulta evidente que la mayoría de nosotros aceptaríamos encantados si nos ofrecen la posibilidad de trabajar desde el sofá, o desde una cafetería, con horarios adaptados a nuestras posibilidades. El trabajo estereotipado de 9 a 18 h , sentado en tu escritorio, bien puede ser una cosa del pasado. El debate sobre la flexibilidad laboral ya lleva más de tres décadas implantado en la sociedad. Pero los datos, por el momento, no resultan halagüeños: tan solo un 27 % de las empresas nacionales apuesta por el teletrabajo, según los datos del Instituto Nacional de Estadística (INE), lo que nos sitúa ocho puntos por debajo de la media europea (35%), lejos de otros países de nuestro entorno como Alemania o Reino Unido, donde es una práctica mucho más habitual. Sin embargo, un 75 % de los trabajadores en España aseguran querer tener la posibilidad de trabajar de manera remota.
Todo esto implica que la filosofía de la empresa es clave a la hora de atraer a los mejores trabajadores, y la flexibilidad puede ser vital a la hora de cautivar y retener talento. Esta puede ayudar a que los empleados sean más productivos, estén más comprometidos con la empresa y más motivados en su puesto de trabajo. Pero esto causa más de un dolor de cabeza a los empresarios, siendo motivo de ansiedad habitual, principalmente en las pymes, incapaces de afrontar la ausencia de los empleados del lugar de trabajo.
En estas pequeñas o medianas empresas, el éxito del negocio recae en los índices de productividad, es por ello que el teletrabajo, y esos problemas de confianza, pueden causar un exceso de presión para el empresario. Cuando hay mucho en juego, las empresas necesitan tener fe absoluta en que sus trabajadores están siendo tan productivos como sea posible cuando no estén en la oficina. Cómo evitar o paliar esta ansiedad se ha convertido en una necesidad para estas compañías.
El uso de la tecnología apropiada puede evitar el estrés innecesario
Para recuperar el control y asegurarse de que en su empresa se está trabajando de manera eficiente, hay que apoyar la estrategia de trabajo flexible en la tecnología adecuada, mejorando así la comunicación a distancia, y propiciando la colaboración total, se asegura que el trato de confianza entre empresa y empleado se mantiene. El objetivo es seguir trabajando de forma dinámica, a pesar de la distancia en el tiempo o el espacio.
Hoy en día hay diversas herramientas útiles en este campo: desde el registro de entrada para asegurarse que todo el mundo está en línea, a llamadas usando la tecnología de conferencias para apoyar y compartir progresos, o el uso de comunicaciones unificadas integradas con otras aplicaciones como Salesforce Chatter, mensajería instantánea, Skype o ShoreTel. Parte de cualquier estrategia efectiva tiene que ser una discusión con el equipo acerca de la mejor forma para comprobar, de manera fiable, un proyecto que se ponga en marcha. Esto puede ser desde una llamada de diez minutos al día para hablar de las cargas de trabajo, o un sistema de mensajes de voz, donde los mensajes se pueden convertir en copias de correo electrónico y se envían directamente a las bandejas de entrada para su posterior lectura.
Todas las opciones disponibles deben permitir que las interacciones estén adaptadas a las necesidades de su equipo. La utilización de las últimas herramientas de colaboración como la videoconferencia, mensajería instantánea, video peer-to-peer y conferencias web, suponen un gran alivio cuando uno se siente fuera de contacto con los empleados. La opción de derivar las llamadas de vídeo con el clic de un botón es vital para los jefes que pueden necesitar una rápida resolución de problemas. Tener a tu disposición herramientas multimedia que incluyan vídeo en el entorno de telefonía VoIP es trascendental, con lo que cualquier problema de productividad se puede resolver cara a cara de forma rápida y sencilla.
Es necesario implementar soluciones de comunicación y colaboración virtual para facilitar el trabajo a distancia. Estas han de ser efectivas, intuitivas, sencillas y adaptadas a las necesidades de cada uno. Con el objetivo de la integración en mente, mirar más allá de la combinación de teléfono y el PC estándar es primordial, para así permitir que los empleados puedan variar entre los dispositivos que mejor se adapten a ellos. Hoy en día, los empleados ya son usuarios de teléfonos inteligentes o tabletas particulares, por lo que deben asegurarse de que estos se integran con el teléfono de la oficina de forma segura, sencilla y rentable, reduciendo así el número de dispositivos, integrando todas las labores en uno solo.
Varias empresas prefieren basarse en la métrica de resultados frente al tiempo que pasan los empleados en la oficina. Dado que el número de empresas que implementan planes de trabajo flexible está siendo cada vez mayor, es esencial adaptarse a procesos efectivos de gestión remota de equipos y soluciones de comunicaciones unificadas para facilitar a los trabajadores y jefes de equipo las herramientas necesarias para que desempeñen su labor, presencial o de manera remota, exitosamente.
El trabajo remoto no debe afectar al rendimiento del empleado siempre y cuando este, esté respaldado por los instrumentos colaborativos adecuados para que la distancia no resulte un impedimento y estos ayuden a no dejar de sentirse parte de una comunidad. La empatía con la problemática diaria de los empleados y la responsabilidad personal que exige el empresario, han de encontrar la armonía. En el punto de equilibrio de esos dos valores humanos, el empleado trabajará con satisfacción y el empresario desterrará el estrés causado por este motivo.
Javier Rodriguez
Director de desarrollo de negocio Sur de Europa de ShoreTel
