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Diez consejos para incentivar el ahorro de la impresión en la oficina

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El creciente uso de internet y un entorno profesional cada vez más digitalizado han favorecido una tendencia en los últimos años por la que las empresas imprimen más de lo que sería estrictamente necesario, con el consiguiente aumento de los costes de impresión que esto conlleva.

Según estimaciones de la consultora Gartner, si las empresas llevasen a cabo una óptima gestión de su parque de impresoras podrían reducir sus costes de impresión entre un 10 % y un 30 %. Encontrar la forma de controlar los costes y establecer unas pautas de impresión adecuadas, se convierte en una cuestión fundamental para muchas empresas, por eso Lexmark ha elaborado  un listado con las diez medidas que las compañías deberían adoptar para reducir sus costes de impresión de manera significativa.

1. Diferenciar los documentos para uso interno y externo

Establecer hábitos para la impresión de los documentos que se van a usar internamente favorece considerablemente el ahorro. Algunas pautas ejemplares son usar papel reciclado, configurar una menor definición ó ajustar los márgenes. Además, se puede imprimir únicamente la página que se necesita en lugar del documento entero, utilizar la impresión dúplex –a doble página- de manera predeterminada, usar la función de impresión múltiple siempre que sea posible –imprimir varias páginas por hoja- o imprimir en modo borrador para ahorrar tóner. Bien sea para uso interno o externo, es fundamental utilizar siempre la vista previa de impresión para evitar desperdiciar papel por errores en las impresiones.

2 . Evitar imprimir correos electrónicos y borradores así como archivar las copias de forma electrónica

Aquí entra en juego el criterio del empleado, por lo que hay que concienciar a la gente de que hay documentos que es necesario imprimir físicamente, y que se pueden guardar en carpetas dentro de nuestro ordenador, o de otros sistemas de almacenaje como los discos duros externos o los pen drives. Concienciando a los empleados de que se deben imprimir solo aquellos documentos que deban entregarse de forma física, el ahorro aumentará considerablemente.

3. Optar por cartuchos originales de alto rendimiento.

Todos los fabricantes de impresoras y, cada vez más usuarios, coinciden en que “lo barato sale caro”. Es decir, que el utilizar cartuchos no originales supone un ahorro inicial a la hora de comprarlos, pero un gasto inesperado porque las impresiones no salen con la misma calidad, o se gastan demasiado rápido. Utilizando cartuchos originales se evitan envíos y desperdicios innecesarios.

4. Reciclar separando los residuos de papel y de cartuchos.

Distinguir entre los distintos tipos de residuos contribuye a minimizar el impacto ambiental.

5. Devolver los cartuchos vacíos al fabricante para su reciclaje responsable o para una nueva utilización.

Man with scanner

6. No desactivar el modo de ahorro de energía.

Si no se desactiva esta función en las máquinas, la empresa notará una importante reducción en el consumo eléctrico.

7. Invertir en nuevos equipos.

Los nuevos equipos, y no solo los de impresión, se preparan para ahorrar en costes, es por eso que algunas nuevas tecnologías, sobre todo incluidas en los monitores y pantallas, permiten a los empleados evitar la impresión de determinados documentos de consulta. Gracias a la visualización en dos pantallas, o con monitores de mayor tamaño, solo será necesario imprimir aquellos documentos que tengan que entregarse físicamente.

8. Utilizar impresoras que permitan la liberación segura de impresión.

Esto permite que las órdenes de impresión se guarden en la memoria y se lancen posteriormente todas a la vez, cuando el empleado lo decida, evitando así calentar el tóner varias veces y ahorrando energéticamente.

9. Implantar soluciones de seguridad estableciendo cuotas de impresión.

Estas cuotas se controlarían mediante claves o tarjetas que controlarían en todo momento el número de impresiones y que no permitirían superar un máximo marcado.

10 . Sustituir impresoras locales por impresoras de red.

Utilizar impresoras para grupos de trabajo en lugar de impresoras de escritorio  individuales puede incidir en un menor gasto en impresión. El hecho de tener que levantarse, o incluso la pérdida de privacidad, hace que muchos empleados se lo piensen dos veces antes de imprimir documentos innecesarios. Asimismo, en el caso de contar con impresoras individuales, es conveniente desconectarlas cuando no se utilicen.

“Muchas empresas inician su política de ahorro en impresión incluyendo un mensaje en el correo electrónico para que el receptor tome conciencia ecológica y no lo imprima si no es rigurosamente necesario. Sin embargo, si queremos realmente incentivar el ahorro en la impresión en la empresa debemos apostar por implementar una serie de hábitos organizacionales que la mayoría de las compañías no contemplan y que son vitales”, señala Juan Leal Cárdenas, director general de Lexmark Ibérica.