El control y gestión de gastos profesionales es un proceso manual que puede resultar largo y tedioso. De media, un empleado destina 20 minutos en completar una nota de gastos, según un estudio de la GBTA, lo que anualmente supone una suma de tiempo y dinero significativa. A este lance hay que añadirle, además, que uno de cada cinco informes de gastos contiene errores o falta de información, por lo que el coste de tiempo y dinero aumenta ostensiblemente.
A la luz de esta realidad, son cada vez más las empresas que deciden agilizar estos procesos y optar por su digitalización, como primera medida para suprimir el papel, abaratar sus costes y, sobre todo, ser más eficientes a la hora de gestionar sus gastos. No obstante, y a pesar de este paso en firme, la administración digitalizada y automatizada de los gastos sigue siendo un proceso pendiente para muchas compañías, sobre todo para autónomos y pequeñas empresas.
Solución de gestión de notas de gastos digitales
El artículo 29.2 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, establece para los empresarios y profesionales la obligación de conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias. El plazo de prescripción de un impuesto son cuatro años, pagándose con un año de demora. Por tanto, tiques y facturas deben ser conservados durante cinco años. Además, dichos registros deberán almacenarse durante el plazo de prescripción del impuesto, eligiendo para ello un medio digital o físico, y en la propia empresa o bajo la guardia y custodia de un tercero (Ley 37/1992).
A este respecto, el artículo 7 de la orden EHA/962/2007 recoge la posibilidad de que, mediante la digitalización certificada, las empresas y autónomos puedan prescindir de los originales en papel de facturas recibidas y otros documentos o justificantes de gastos profesionales.
Teniendo en cuenta esta realidad, optar por una solución de gestión de notas de gastos digitales supone una mejora en toda regla para las empresas, ya que a través de la digitalización de facturas estas compañías consiguen agilizar sus procesos internos, reducir los errores de cálculo y, por ende, aumentar la eficiencia de los empleados que pueden dedicar su tiempo a otras tareas. La empresa, igualmente, consigue mantener en todo momento una visión global de todos los gastos relacionados con viajes y dietas, optimizando sus presupuestos.
En el caso de los autónomos y las pequeñas empresas, estos colectivos logran importantes ahorros en tiempo, dinero, consumibles y almacenamiento, sin obviar la ventaja de que, en la mayoría de los casos, las herramientas de gestión de gastos suelen ser de sencillo manejo y muy intuitivas, por lo que no demandan una formación específica.
No, no todas las soluciones de gestión de gastos son iguales
Sin embargo, no todas las soluciones de gestión de gastos son iguales. Por ello, lo mejor es optar por una solución móvil y cloud de gastos de empresa, basada en Inteligencia Artificial, que asegure una gestión integral de las notas de gastos y que además incluya funciones tales como:
- Entrada automática de gastos
- Escaneo multiformato y procesamiento de facturas por correo electrónico
- Almacenamiento de datos en la nube
- Flujos de validación automatizados y configurables
- Estadísticas inteligentes e informes de BI
- Actualizaciones automáticas y gratuitas
- Integración con sistemas de contabilidad y ERP
En definitiva, cualquier empresa debe optar por una buena solución de gestión de gastos que cumpla con unas funciones tecnológicas mínimas e imprescindibles, pero sobre todo, que disponga de la homologación pertinente para cumplir con la Agencia Tributaria, para que la empresa cumpla totalmente con la regulación, tal como se ha comentado anteriormente, y pueda prescindir de la copia en papel y disponiendo de los justificantes de pago digitalizados, ya que, dichas copias digitales, tienen validez legal ante cualquier organismo oficial.
Karim Jouini
CEO de Expensya
