martes, junio 15, 2021
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Planificación de costes en tiempo real

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Desde siempre, una de las tareas de todas las direcciones financieras, ha sido la de realizar el presupuesto y la planificación. Es una tarea fundamental, ya que una correcta planificación adelanta necesidades de financiación, nos da información acerca de la rentabilidad de nuestros clientes y productos y contribuye a un correcto gobierno de nuestras organizaciones.

En los últimos tiempos el entorno cambiante en las empresas, con un aumento de la presión regulatoria, una mayor dificultad de encontrar fuentes de financiación y la necesidad de alinear operaciones de negocio con la estrategia corporativa, hacen que el proceso de planificación deba ser más efectivo que nunca. Afortunadamente, las herramientas que tenemos disponibles también han tenido una gran evolución y nos permiten obtener, tratar y mostrar toda la información de una manera precisa, en cualquier momento y lugar donde nos encontremos y sobre todo, en cualquier dispositivo. Todo ello nos permite construir modelos, en base a los datos que nos interesa analizar, llegando a niveles de detalle muy bajo, para tomar decisiones y realizar acciones basadas en información en tiempo real. Lo primero que nos tenemos que plantear es para qué planificamos exactamente. Eso nos dará la definición de nuestro modelo y de qué situaciones afectan a mi negocio, obteniendo las variables más importantes de las que depende y las que nos permitirán obtener distintos resultados en función de cambios en esas variables.

Una primera aproximación de qué información podemos obtener, dependiendo de qué modelo de planificación construyamos puede ser la siguiente:

Con el reporting actual de cualquier herramienta sabremos qué pasó, comparado con los datos reales que vamos obteniendo de nuestros transaccionales. Si ya realizamos un reporting Ad-hoc podremos analizar cuántas veces se dio una situación, en qué momento exacto, en que área o producto. Si construimos informes de Drill down sabremos exactamente dónde se encuentra el problema y al añadir alertas a nuestros informes nos avisarán de qué acciones se deben tomar, lo que nos permitirá reaccionar rápidamente a cualquier variación respecto a los resultados esperados. Además, tener la posibilidad de realizar simulaciones nos permitirá adaptarnos de antemano a distintas situaciones, teniendo en cuenta que ya hemos analizado qué podría pasar si modificásemos ciertas variables de nuestro presupuesto. También realizando modelos que incluyan forecasting tendremos información sobre qué le pasaría a una tendencia continua, recalculando en tiempo real los datos que esperábamos obtener o podríamos construir modelos predictivos que nos aportarán información basada en algoritmos sobre qué pasará si suceden ciertas condiciones con patrones predeterminados.

El enfoque tradicional era la construcción de una planificación estratégica con metas y planes – a tres o cinco años – con una revisión de los planes anuales y adecuación de los objetivos a la situación en ese momento. Este enfoque estático ha funcionado durante mucho tiempo, pero ya no es válido actualmente. Ahora, deberemos realizar una planificación estratégica en tiempo real, con esto seguiremos planificando con un horizonte plurianual, pero las acciones se han de poder llevar a cabo en tiempo real. Para eso deberemos tener herramientas que nos permitan disponer de la información precisa para incorporarla a nuestros cuadros de mando en tiempo real e, incluso, adelantarnos a posibles situaciones que tendremos en el futuro.

Las mayores diferencias que existen entre el enfoque tradicional y el nuevo enfoque de planificación en tiempo real serán, por un lado, que el enfoque tradicional es eficiente y cumple la misión de aportar una planificación que dirija las decisiones a tomar en el futuro, mientras que la planificación en tiempo real permite optimizar las decisiones ya que se toman en un espacio de tiempo más corto. Por otra parte, en el enfoque tradicional se descubría un desvío respecto a una meta y se respondía con el objetivo de reconducir la situación y con una planificación en tiempo real predeciremos ese desvío, lo que nos permitirá realizar acciones antes de que se produzca. No solo existen diferencias en la manera de analizar la información por parte de ambos enfoques, sino también en las personas que participan en él. En el enfoque tradicional mucho todo es más centralizado, mientras que la planificación en tiempo real permite a cada departamento realizar su propio análisis a la vez que se realiza una planificación global.

¿Cómo nos ayudan las herramientas de planificación a alcanzar los objetivos?

Jose Luis Fernandez Techedge2Todos los grandes proveedores de software empresarial han entendido que deben tener en sus portfolios herramientas analíticas, lo que permitirá que sus clientes extraigan el mayor partido a sus sistemas transaccionales y de información. Estas herramientas aportan la posibilidad de configurar distintos escenarios con los que realizar simulaciones, tienen la capacidad de realizar cálculos complejos en tiempos razonables, se integran con herramientas ofimáticas que nos permiten realizar análisis de los datos y con sistemas transaccionales para disponer de información en tiempo real. Además también se integran con sistemas calidad, seguridad e integridad del dato, asegurando así, que todas las personas trabajan con la misma versión de los mismos y facilitando los flujos de trabajo, en los que los distintos participantes llevan a cabo su parte del plan, permitiendo controles y aprobaciones. En nuestras manos está extender la cultura de disponer de una información precisa, en cualquier momento y en cualquier dispositivo.

José Luis Fernández EPM manager de Techedge España

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