La contabilidad es uno de los pilares fundamentales para el funcionamiento de cualquier empresa, debido a que refleja la realidad económica y financiera de la misma, permitiendo tener el control y la visión global necesaria del negocio. Hacer más eficiente la gestión de un área tan crítica es clave para cualquier negocio, por eso, Inteligencia Artificial y RPA se convierten en grandes aliados.
El área de contabilidad de cualquier compañía genera y recibe grandes cantidades de documentos como facturas, recibos, albaranes, etc. que se deben procesar de la forma más eficiente posible. La mayoría de estos documentos, por ejemplo, las facturas, llegan todavía en papel o a un buzón de correo electrónico específico para ello, al que acceden varias personas de administración para procesar las facturas de los proveedores.
Este procesado de facturas y su contabilización es una tarea manual, tediosa, propensa a errores humanos que requiere la participación de personas con ciertos conocimientos para hacer una tarea repetitiva que, con grandes volúmenes diarios de documentos, se vuelve totalmente ineficiente e improductiva.
Como aspecto relevante a tener en cuenta, las compañías necesitan que el proceso de recepción, validación, contabilización y almacenado de las facturas se haga sin errores y de la forma más ágil posible por lo que cualquier mejora en esta área puede tener un impacto importante en la empresa y en la satisfacción de su ecosistema de proveedores pues recibirán los pagos por sus productos y servicios en tiempo y forma.
El valor de la IA e IDP (Intelligent Document Processing)
Actualmente la IA tiene el potencial de revolucionar este proceso automatizándolo desde la recepción y clasificación de la factura por email, pasando por el reconocimiento y extracción de los datos relevantes de la misma para, finalmente, lanzar el flujo de validación e introducir estos datos en los sistemas de contabilidad o el ERP de la empresa.
Esto se puede hacer gracias a la tecnología de Procesado Inteligente de Documentos (IDP), con la que se entrena a un software que por debajo utiliza un modelo de IA para, automáticamente, procesar la factura y extraer la información relevante de la misma sin importar el formato o la variabilidad que pueda tener.
De esta forma se acelera el tiempo de procesamiento, se elimina el error humano y se reduce el coste total del proceso. Pero no solo eso, con la agilidad y precisión conseguida, se reduce el riesgo de no pagar en plazo a los proveedores y, por tanto, la satisfacción de un componente importante en cualquier empresa.
Ir más allá del OCR tradicional
A pesar de que el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) es necesario y forma parte de una solución IDP, este es una pieza más de un puzzle de diferentes tecnologías complementarias para lograr un objetivo.
IDP utiliza tecnologías de IA como machine learning y procesamiento del lenguaje natural (NLP) para capturar, clasificar y extraer datos importantes de cualquier documento, sin el uso de reglas ni plantillas, de la misma manera que lo haría una persona.
De esta forma, cuando el formato de las facturas o documentos que se reciben cambia, ya no se verá afectada la precisión en la extracción y, en caso de hacerlo, el modelo se puede entrenar fácilmente por usuarios de negocio, eliminando la necesidad de involucrar al departamento informático ante estos cambios de formato.
IDP+RPA: la fórmula para ganar eficiencia
La adopción de una solución de IDP contribuye a mejorar la eficiencia y acelerar el proceso de recepción, validación y contabilización de facturas.
Además, permite ahorrar costes y potenciar la productividad de los empleados para que puedan hacer otras actividades de más valor. Combinado con RPA (Robotic Process Automation) esta tecnología está llamada a ser una solución ganadora para automatizar extremo a extremo no solo el procesado de facturas sino también cualquier proceso cuyo input sea un documento.
En este sentido, los negocios que incorporan iniciativas de IDP en el procesado de facturas pueden reducir el coste en hasta un 60% y las horas de personal hasta un 40%, multiplicar por diez la velocidad en el proceso, eliminar el error humano hasta en un 99%, disminuir los ciclos de validación o aumentar de forma significativa la productividad de los empleados.
Con tales beneficios no es de extrañar que cada vez sean más las empresas que apuestan por el procesado inteligente de documentos y más concretamente utilicen estas tecnologías para extraer datos relevantes de facturas, ya que lo ven como una herramienta esencial para ser más eficientes en una parte tan crítica del negocio como es la contabilidad.
La innovación es imparable y, a medida que la IA para el procesado de facturas evolucione, seremos testigos de mayores avances en su aplicación a ámbitos como la auditoría automática de gastos, la posible detección de fraude o inconsistencias, la identificación predictiva de patrones de gastos o la priorización automática de pagos basada en reglas entre otros. Y todo con una única finalidad: ayudar a la transformación eficiente de los negocios.
Francisco García
Director de pfsTECH, by pfsGROUP
