No hay duda de que las empresas – de cualquier tamaño y sector – se están ahogando en el Big Data y el volumen de la información que están acumulando, seguirá creciendo durante los próximos años. Además, los discos duros, servidores, archivos y almacenes en toda España están llegando a su máxima capacidad, pero lo que la mayoría de gente ignora, es que estas ingentes cantidades de datos hacen que los archivos estén abarrotados y que las empresas no consigan extraer conocimiento de la información que poseen, impidiéndoles mejorar sus beneficios.
¿Qué es el archivo de datos y por qué es tan importante?
No hay que confundirlo con un back up de datos, que consiste en copias programadas de los datos generados para poder recuperarlos ante una incidencia. El archivo de datos es el proceso por el cual se almacena información precisa, para poder recuperarla y usarla en el futuro. Tradicionalmente, el archivo de datos significaba el almacenamiento a largo plazo de la información más estática. Esto ha cambiado y el proceso de archivo incluye, ahora, estrategias tales como el archivo en la propia empresa, el almacenamiento de datos y la indexación completa de archivos, que se conservan mediante soluciones de almacenamiento a corto plazo para mejorar la accesibilidad a los datos. Estas estrategias facilitan y agilizan los procesos que siguen las empresas para cumplir la creciente normativa legal y crean oportunidades para sintetizar la información necesaria con el fin de tomar decisiones importantes para la marcha del negocio.
Un reciente estudio – patrocinado por Iron Mountain y realizado por IDC: “Minería en profundidad: redescubrir el archivo de datos” – confirmó que las empresas se están ahogando en datos y son incapaces de extraer el valor de la información de los mismos. Sin embargo, estas conclusiones indican también que un subgrupo de empresas sí que están consiguiendo sacar el máximo partido de sus archivos de información y los beneficios son impresionantes: un ahorro en costes de casi nueve millones de euros, gracias a la racionalización de las TI y del servicio al cliente.
Más datos, más problemas
Para empezar, el estudio descubrió que el 63 % de las empresas en España tienen seis – o más – archivos electrónicos diferentes y están almacenando datos estructurados y desestructurados, no solo correos electrónicos y archivos. Entre los encuestados, el 74 % almacena aplicaciones, bases de datos y archivos estructurados; el 69 % archiva imágenes; el 60 % archiva contenidos Web 2.0 (blogs corporativos, WIKIs corporativas, RSS, etc) y el 57 % archiva datos de voz, por ejemplo, registros de call centers y correo de voz.
Sin un proceso claro, ni la alta dirección presionando para implementar estrategias que afronten el Big Data, el 32 % de las empresas españolas simplemente se dedican a archivar todo para evitar invertir tiempo y recursos encaminados a discernir entre qué es importante y qué no.
Con el tiempo, las empresas que almacenan todo amasan rápidamente grandes cantidades de datos, dificultando la localización de lo que se necesita, situándose lejos de una estrategia clara para el almacenamiento de datos que permita una recuperación clara y rápida de la información.
Ciegos ante la realidad Big Data
Sorprendentemente, el estudio desveló que el 79 % de las empresas españolas consideran que ya están maximizando el valor de sus archivos, pero también, que solo el 42 % están usando su información para el análisis empresarial, un proceso esencial para conseguir ingresos adicionales. Se trata de una importante dicotomía que demuestra que el almacenamiento de datos es un verdadero punto ciego para los directivos empresariales.
Más revelador es aún el hecho de que, un asombroso 82 % de las empresas españolas, carecen de un proceso uniforme para el archivo de los diferentes tipos de datos, haciendo imposible la identificación y acceso a la información cuando es necesario.
Los datos almacenados tienen un impacto en el resultado final
El estudio revela que las empresas con procesos bien definidos para el almacenamiento de datos, consiguen extraer valor a través de dos vías: el ahorro de costes y los ingresos añadidos a través de la monetización de archivos. Desde la perspectiva del ahorro de costes, el 37 % de las empresas españolas consiguió ahorrar 890.000 € – o más – el año pasado, al ser capaces de mitigar el riesgo y evitar la litigación. Un 21 % de estas empresas consiguió ahorrar más de 9 millones de euros. Igualmente, un 34 % de las empresas españolas consiguieron más de 890.000 € en ahorros provenientes de la reducción de costes operacionales o de capital y un 20 % de estas empresas llegó a ahorrar más de 9 millones de euros.
Más sorprendente aún, es la capacidad que tiene una empresa para conseguir beneficios de un archivo de datos gestionado de forma eficaz. El 32 % de las empresas españolas consiguieron más de 890.000 € adicionales y el 18 % de las mismas incluso más de 9 millones de euros. Como media, las empresas encuestadas consiguieron 6.700.000 € en nuevos ingresos provenientes de sus archivos de datos.
¿Cómo puede su empresa romper la desconexión entre la percepción y la realidad?
Iron Mountain e IDC recomiendan a las organizaciones implementar los siguientes procesos:
Contratar a un Responsable de Datos para supervisar y obtener valor de su archivo de datos, colaborando con el Responsable de Operaciones y el Responsable de Información, con el fin de establecer estrategias de negocio y datos a largo plazo.
Desarrollar mapas de información de todas las fuentes y almacenes de datos que hay en su empresa.
Implementar una estrategia holística y consistente de archivo de información, que dé respuesta a los calendarios de conservación de datos, casos de éxito, el valor de los datos, la necesaria accesibilidad y los costes del almacenamiento.
Considerar trabajar con un proveedor externo y con experiencia específica capaz de ayudar a optimizar sus soluciones de archivo, a la vez que se liberan los recursos internos de TI para poder centrarse en un trabajo más estratégico e innovador.
La desconexión entre la percepción y la realidad, cuando se trata del almacenamiento de datos, es real y, solo porque la empresa se esté ahogando en el Big Data, no quiere decir que no pueda recuperar la normalidad.
