Gestionar un gran volumen de fichas técnicas
La sociedad Hijos de Salvador Rodríguez lleva más de 40 años fabricando quesos que exporta a multitud de mercados en todo el mundo. Esta expansión y crecimiento han llevado a Quesos El Pastor a gestionar un gran volumen de especificaciones de producto. Enfrentarse a este reto era una tarea compleja que requería una solución tecnológica fiable y segura. Gracias a uno de sus clientes, Eroski, al que ayudan a desarrollar su marca propia, conocieron la plataforma Trace One, con la cual trabajan desde hace dos años. Susana Alonso, Responsable de Calidad y Seguridad Alimentaria de Quesos El Pastor explica que “anteriormente, trabajábamos con ficheros Excel que teníamos que enviar por email al cliente. Debíamos proceder a la revisión de estas fichas técnicas e introducir los cambios en distintas versiones, lo que convirtió el proceso en una tarea compleja y larga. Ahora hemos reducido el tiempo dedicado a las tareas administrativas gracias al portal colaborativo Trace One”.
El uso del Portal Calidad y más en concreto del módulo Especificaciones de Producto Trace One les ha permitido ahorrar mucho tiempo en la redacción, consulta y modificación de las fichas técnicas. Susana Alonso explica que “trabajan con un gran volumen de fichas técnicas y gracias a Trace One ahorran un cincuenta por ciento de tiempo en la redacción, firma, aceptación y modificación de estos documentos”.
Añade que “esta herramienta nos permite ser más autónomos puesto que consultamos tanto el cliente como nosotros los cambios en tiempo real y además nos permite ganar tiempo gracias a la reutilización de información que es válida para otros clientes”.
Así, gracias a la herramienta en línea Trace One los distintos departamentos de una misma empresa pueden consultar las especificaciones siempre actualizadas desde cualquier lugar, en cualquier momento y en varios idiomas.
Los procesos de gestión de la calidad están bien definidos y la firma se puede realizar de manera más rápida.
En este proceso de crecimiento y expansión internacional que está abordando Quesos El Pastor, la herramienta Trace One está jugando un papel muy importante. Susana Alonso explica que “Trace One les ayudaría a abrir nuevos mercados y posibilita la captación de nuevos clientes ya que el concepto de comunidad de usuarios conectados a una misma plataforma a nivel internacional agiliza las relaciones y la comercialización de los productos“. Actualmente, Quesos El Pastor está en pleno lanzamiento de sus quesos en Reino Unido, donde ya dispone de una oficina y ha empezado a comercializar sus quesos. El carácter multinacional de la plataforma Trace One podría ser una ayuda en este proceso de expansión por las Islas Británicas.
Añade que “los clientes valoran mucho la rapidez de respuesta y de redacción que Quesos El Pastor les ofrece gracias a Trace One”.
La solución
El módulo Especificaciones de Producto Trace One permite acelerar la redacción y la firma de las especificaciones gracias al acceso en modo SaaS (Software as a Service) a un espacio de trabajo privado en línea, y a espacios de trabajo colaborativos para comunicar con los clientes distribuidores.
Las funcionalidades colaborativas así como la firma electrónica permiten acelerar la comercialización de los productos. Las principales ventajas que presenta la solución Trace One son:
– Acelerar los plazos de redacción, validación y firma de las especificaciones
– Reducir los plazos de comercialización de los productos
– Actualizar más rápidamente las especificaciones de producto y disponer siempre de la última versión
– Evitar la gestión de documentos en papel
– Controlar los datos en una base de datos segura
– Responder a las exigencias de los distribuidores españoles y extranjeros
– Disponer de un mismo formato con distintos clientes o distribuidores
– Garantizar la seguridad de los intercambios con los clientes
Resultados
La utilización de la solución Trace One ha supuesto unos grandes beneficios para Quesos El Pastor en su relación con los clientes: unos procesos de colaboración optimizados, la reducción de las tareas administrativas, la centralización de la información, la reducción de los costes de gestión de la calidad y la aceleración de los plazos de puesta en el mercado de los productos.
En este sentido, Quesos El Pastor cumple con los estándares internacionales más altos de calidad en sus quesos que cuentan con las certificaciones BRC (British Retail Consortium) e IFS (International Food Standard) y muy pronto con la certificación ISO 14.001 de gestión ambiental.
