Así, a simple vista, puede parecer que queremos decir que solo hay tres razones por las que pasarse a Microsoft 365 para empresas. Ni mucho menos. Hay muchísimos motivos por los que actualizar aplicaciones y herramientas que utilizas en tu día a día empresarial, hacia la plataforma de Microsoft.
Hace ya más de dos años, que la mayoría de los planes de Office 365, pasaron a estar bajo un mismo paraguas de producto: Microsoft 365.
Pero ¿qué es realmente Microsoft 365? Es lo primero que vamos a explicar desde EQM Enterprise Quality Management, partner gold de Microsoft y consultora experta en implantación de proyectos basados en las diferentes aplicaciones y soluciones que nos ofrece, enfocadas a impulsar la digitalización de pymes y grandes empresas.
Microsoft 365 es un conjunto de herramientas que, basadas en una suscripción cloud, te van a permitir combinar las mejores aplicaciones de su categoría con los servicios que te ofrece la nube, para que puedas crear entornos de trabajo colaborativos desde cualquier lugar y dispositivo.
¿A que empieza a interesarte cómo puede ayudarte Microsoft 365 en tu empresa? Pues esto no ha hecho nada más que comenzar. En este artículo, vamos a profundizar en tres formas en las que vas a poder utilizarlo dentro de cualquiera de tus departamentos, y sacarle el máximo rendimiento impulsando tu transformación digital.
Todas ellas, las podrás aprovechar dentro de los planes de Microsoft 365 para empresas. Empezamos.
Reuniones y Eventos con Microsoft Teams
No cabe duda de que no solo has oído hablar y mucho de Microsoft Teams, sino que también lo has utilizado, estamos seguros.
A raíz de la incorporación del concepto del teletrabajo por parte de las empresas, bien sea por la situación ocasionada por la COVID-19 que empezó hace más de dos años, o por el propio salto digital que muchas compañías abordaron hace tiempo, Teams se ha convertido en un compañero cada vez más cercano y conocido.
¿Cuántas veces has programado, o has aceptado una invitación para una videoconferencia con Teams? Muchas, lo sabemos. Queremos descubrirte todo el potencial de esta aplicación, no solo a nivel comunicativo, sino como centro colaborativo.
Con Microsoft Teams vas a poder:
- Mantener comunicaciones organizativas. Más allá de las videollamadas a tus compañeros, podrás tener programado uno o varios calendarios en los que configurar todo un plan de reuniones interno, desde una interfaz muy visual e intuitiva. Además, si integras Outlook con Teams, el calendario te va a mostrar todo lo que tenías configurado en tu aplicación de correo.
- Organizar conferencias y eventos online. Gracias a su gran potencial, con Teams podrás generar convocatorias, calendarizarlas y enviar las invitaciones correspondientes para reunirte con tus clientes. En la categoría “reuniones” puedes optar por eventos en directo, seminarios web y las propias reuniones. En la opción “seminarios web” pueden participar hasta 1.000 usuarios con funciones interactivas y roles claramente definidos por ti. En los “eventos en directo” tienes la ocasión de dirigirte a grandes audiencias y hacer que participen hasta 20.000 personas, donde interactuar con el público con el formato de preguntas y respuestas.
- Disponer de un espacio colaborativo. No solo es tu gran aliado de las comunicaciones virtuales. Teams te ofrece un entorno totalmente adaptable en el que compartir tus proyectos, asignar roles de acceso e incluso modificar documentos compatibles de Microsoft. Crea tus proyectos y mantenlos accesibles y actualizados en cualquier momento, todo bajo la seguridad de Microsoft.
- Disponer de una plataforma formativa a distancia. Gracias a su integración con las aplicaciones de Office 365, tendrás a tu alcance una potente herramienta a través de la que organizar convocatorias, cursos, debates y tener toda la documentación formativa al alcance de tus alumnos. Organiza todo tu contenido a través de un dashboard muy visual con tableros y tareas compartidas.
- Automatizar tareas e integrar tus propias aplicaciones. Si tu organización dispone de licencias de Microsoft 365 es muy probable que tengas licencias de Microsoft Power Automate y Power Apps. Con estas soluciones podrás automatizar tareas, aprobaciones y tantos procesos administrativos como desees, sin necesidad de salir de Microsoft Teams ¿Te imaginas aprobar las vacaciones de tu equipo o desplegar una aplicación de aprobación de gastos desde Teams? Pues ya es posible.
- Trabaja con tu ERP y/o CRM: En el caso de que tengas Dynamcis 365 Finance and Supply Chain Management, Dynamics 365 Business Central o Dynamics 365 Sales Enterprise, sabes que puedes hacer uso de sus aplicaciones móviles. Pero si quieres dar un paso más allá y no andar cambiando de aplicaciones contantemente, Microsoft lo pone más fácil, puedes trabajar con tu aplicación ERP o CRM, sin salir del escritorio digital.
- Co-autoría de documentos: Si tienes un equipo y estás compartiendo documentación, lo más seguro es que no sepas que puedes editar documentos con varios usuarios a la vez. Es increíble lo rápido que se puede avanzar cuando varias personas intervienen en el proceso de creación de documentación. Además, si hay algún error o borrado de párrafos, no pasa nada. La recuperación de versiones es posible. “Borrón y cuenta nueva”.
Como ves, con Microsoft Teams vas a poder llevar a otro nivel el concepto de “equipos conectados”.
Saca el máximo partido a las aplicaciones de Office 365
Como ya hemos comentado anteriormente, Office 365 es ahora Microsoft 365, aunque siguen existiendo planes en los que se engloban algunas aplicaciones relativas a ofimática con esa denominación. Pero de lo que realmente vamos a hablar en este apartado es de aquellas aplicaciones de Office 365/Microsoft 365 para empresas, que son imprescindibles tener implementadas en tu organización y beneficiarte de todo su potencial.
Quizás alguna de ellas aún no la hayas utilizado en tu día a día empresarial, vamos a profundizar un poco más en ellas.
- OneDrive. Es una plataforma de almacenamiento de archivos y documentos en la nube, a los que podrás acceder desde cualquier dispositivo. Además, en la situación actual de trabajo remoto, tus empleados tendrán la posibilidad de compartirlos con otros usuarios como clientes. Podemos estar tranquilos en lo que se refiere a seguridad, ya que toda la plataforma cuenta con los mayores estándares de seguridad proporcionados por Microsoft.
- Exchange Online. Una potente solución de correo electrónico profesional, que aloja las cuentas en un Exchange Server cloud de Microsoft. En sus planes profesionales para empresas, Exchange Online te permite compartir con tus contactos documentos pesados, gestionar calendarios de forma avanzada dentro de tu organización, o disponer de un servicio de seguridad que va a prevenir la pérdida de datos así como la protección contra malware.
- Publisher. Si eres de los que no te conformas con el diseño de la interfaz que tienen las aplicaciones por defecto, esta es tu herramienta. Con Publisher vas a poder diseñar y crear estilos propios en tus documentos, plantillas de correo electrónico sorprendentes y calendarios totalmente personalizados. Da un toque personal, a la vez que corporativo, a tus aplicaciones y archivos que compartes con tus clientes o con tu equipo de trabajo.
- Planner. Se trata de una solución de gestión con la que vas a poder organizar tareas relacionadas con tus equipos de trabajo de forma sencilla y eficaz, y además hacer seguimiento de manera gráfica de las mismas a través de su dashboard. Gracias a la integración con otras aplicaciones de Microsoft 365 como Teams, SharePoint (de la que hablaremos a continuación) o Exchange Online, podrás asignar y gestionar esas tareas de forma más productiva, aprovechando todo el potencial que te ofrecen dichas aplicaciones.
Como ves, usar Microsoft 365 para empresas te va a permitir acceder a muchas soluciones que van a hacer más fácil la gestión de tareas de tus departamentos.
Crea un entorno colaborativo con SharePoint
Ya hemos hablado de Teams como una herramienta que te va a ayudar en parte como entorno colaborativo. Ahora vas a poder dar un paso más. ¿Qué es SharePoint?
Microsoft SharePoint es un espacio de trabajo avanzado de Microsoft, donde vas a poder administrar y compartir contenidos y aplicaciones con los usuarios que quieras, desde cualquier dispositivo y lugar.
Gracias a Microsoft SharePoint dentro las suscripciones a Microsoft 365 para empresas, podrás disfrutar de un servicio online totalmente independiente, sin tener que depender del uso de aplicaciones on-premise.
Este espacio de trabajo va a funcionar como un sitio web totalmente personalizado por ti, en el que almacenar y organizar toda la información y documentación que desees. Es decir, vas a poder crear sitios seguros y a tu medida como entornos colaborativos avanzados, y conectar a las personas adecuadas para uno o varios proyectos desde esos sitios.
En SharePoint también vas a poder administrar los roles y asignar los permisos de una lista de contactos o de una biblioteca de archivos, para que puedas estar seguro de quién puede acceder a una información u otra, dependiendo de cómo quieras gestionar tu proyecto.
En definitiva, ahora que conoces mucho mejor qué es Microsoft 365 para empresas, vas a poder configurar toda una infraestructura de trabajo híbrida, acorde con tu tamaño de empresa, y tu sector.
Gracias a todas las herramientas y soluciones que te ofrece Microsoft 365, tu empresa va a conseguir tener que utilizar menos recursos locales aprovechando la nube; todo ello enfocado para ser cada vez más sostenibles y estar conectados de forma más productiva y segura.
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