La tecnología puede cambiar la vida de las personas, y en Acclaim Autism lo han comprobado de primera mano. La organización ha logrado reducir en un 83 % el tiempo que transcurre entre el diagnóstico de un niño con trastorno del espectro autista (TEA) y el inicio de su terapia, pasando de hasta seis meses a aproximadamente cuatro semanas. Todo ello gracias a un rediseño completo de su proceso de admisión, basado en inteligencia artificial, automatización de procesos y una plataforma tecnológica desarrollada junto a Appian e Ignyte.
Durante años, el mayor desafío no era la falta de terapeutas, sino la complejidad administrativa. Muchas familias esperaban meses antes de poder comenzar la terapia, atrapadas en un sistema lento y fragmentado. El equipo trabajaba con hojas de cálculo y sistemas poco adaptados, lo que obligaba a introducir datos manualmente, revisar documentos extensos y coordinarse entre diferentes plataformas, un proceso propenso a errores que generaba frustración tanto en las familias como en los profesionales.
“Nos dimos cuenta de que no bastaba con digitalizar los procesos existentes”, explica Jamie Turner, fundador y presidente de Acclaim Autism. “Necesitábamos rediseñarlos desde cero, poniendo a las familias en el centro y eliminando los obstáculos que retrasaban la atención.” Para lograrlo, Acclaim Autism se asoció con Appian e Ignyte para desarrollar un sistema de admisión totalmente personalizado. La plataforma de Appian permitió diseñar flujos de trabajo desde cero, con la flexibilidad necesaria para adaptarse a las necesidades de la organización, y ofreció apoyo técnico constante, incluido el acceso a desarrolladores expertos que ayudaron a estructurar todo correctamente desde el inicio.
Uno de los cambios más significativos fue la incorporación de inteligencia artificial para el procesamiento de documentos. Antes, los informes de diagnóstico, habitualmente largos y en PDF, requerían horas de revisión manual, con el riesgo constante de errores que podían derivar en rechazos por parte de aseguradoras. Con la solución de Appian, la IA analiza automáticamente los documentos, extrae la información clave (como códigos DSM-5 y tipos de diagnóstico) y los clasifica en segundos. Desde su implementación, Acclaim Autism no ha registrado ningún rechazo debido a errores en la documentación.
La automatización robótica de procesos (RPA) ha sido otro cambio clave. Gracias a ella, gran parte de la entrada manual de datos ha desaparecido, eliminando la necesidad de alternar entre múltiples sistemas y hojas de cálculo. El equipo clínico describe ahora el proceso como “mucho más ordenado” e integrado, lo que les permite centrarse en la atención directa de los niños y no en tareas repetitivas.
El impacto de estas mejoras va más allá de la eficiencia operativa. Acortar los tiempos de espera permite iniciar la terapia mucho antes, un factor crucial para el desarrollo de habilidades de comunicación, interacción social y autonomía. Al mismo tiempo, la reducción de la carga administrativa contribuye a aliviar uno de los principales factores de agotamiento del personal sanitario: el papeleo excesivo.
La plataforma está diseñada para escalar y evolucionar. Entre los próximos pasos, Acclaim Autism planea implementar la asignación automática de terapeutas según ubicación y preferencias de cada familia, centralizar la comunicación para reducir retrasos y confusiones, e incluso explorar servicios de teleasistencia para niños mayores. Además, otros proveedores ya han mostrado interés en replicar esta solución, ampliando el impacto más allá de la propia organización.
“Mi consejo a otros líderes del sector sanitario es empezar por automatizar las tareas más tediosas. Ahí es donde la IA puede generar el mayor impacto”, afirma Turner. Para Appian, el objetivo no es seguir tendencias, sino crear sistemas que hagan la atención más rápida, fiable y humana. En este caso, eso significa menos espera para las familias, menos estrés para los equipos y, sobre todo, más tiempo de calidad para los niños que necesitan terapia cuanto antes.
Gracias a esta colaboración, Acclaim Autism demuestra que la tecnología no es un fin en sí mismo, sino una herramienta para ayudar: mejorando la eficiencia, liberando tiempo para los profesionales y, sobre todo, acortando la espera para que los niños reciban la atención que necesitan en el momento adecuado.
