Algunas personas me preguntan si es posible emplear el cloud computing en la gestión de salida. La respuesta sería, en principio, sí, pero…. Dejando de un lado esta ironía, no es posible responder de forma inequívoca a esta cuestión de si merece la pena proporcionar servicios de tratamiento de documentos por parte de proveedores externos o de servidores separados. Todo depende del escenario de aplicación, ya que no todos los procesos son adecuados para ello.
Es posible, por ejemplo, obtener servicios para una conversión ad hoc de volúmenes de documentos más pequeños a través de la nube. Aquí la cuestión sería si hacerlo en el propio centro de datos o con un proveedor de servicios especializado, pues la diferencia entre ambos casos radica básicamente en la ubicación.
Otra opción posible son los entornos mixtos (cloud híbrida) en los que las cargas básicas se cubren en el propio centro de datos de la empresa y los proveedores externos asumen solamente las denominadas cargas pico. Un ejemplo característico de ello es la ejecución de facturas que debe llevarse a cabo dentro de un plazo determinado y que suponen una presión de tiempo para las empresas. Estas tareas pueden completarse mejor en una nube flexible que manteniendo en la propia empresa un hardware específico, tan solo haría falta «reservar» los recursos adicionales necesarios y devolverlos cuando el pico de carga haya terminado.
Este proceso se desarrolla de forma totalmente automática, ya que el sistema en la nube detecta automáticamente cuándo han pasado las cargas máximas y reacciona en consecuencia. Por cierto, este proceso también funciona en nubes privadas siempre y cuando tengan una masa crítica de documentos que haya que procesar y no estén permanentemente ocupadas por una carga básica más o menos constante.
También los llamados portales upload y onboarding de los proveedores de servicios de impresión están predestinados para la nube pública, especialmente porque los clientes finales transmiten sus documentos en ocasiones a través de Internet de forma encriptada. Un centro de datos propio de una empresa podría confiar deliberadamente estos documentos al proveedor de servicios; sea como fuere, la demanda de estos portales está creciendo.
Por otro lado, procesos a través de internet como el tratamiento de archivos de spool de gran volumen son menos adecuados para la nube pública, pues en este caso la latencia de la web sería demasiado alta para garantizar un procesamiento rápido y la desconexión no es una opción.
Compatibilidad con la nube
Con todo ello, podemos decir a ciencia cierta que el cloud computing tiene su lugar en la gestión de salida de los documentos. Tanto en el momento de concebir como al escoger una nueva solución para la documentación es importante comprobar su compatibilidad con la nube, aunque inicialmente se tenga previsto utilizarla en un entorno convencional. Siempre es mejor mantener abiertas todas las opciones que quedarnos en un momento determinado en un callejón sin salida, tecnológicamente hablando.
Así pues, habría que tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Un servicio independiente de la plataforma («run anywhere»): este es un requisito importante para no depender del hardware y de los sistemas operativos
- Compatibilidad con el principio “API First” (Application Programming Interface), ya que es preciso proporcionar interfaces documentales estables y fáciles de usar.
La ventaja en este caso es que los sistemas de terceros (por ejemplo, para fuentes de datos, plataformas de destino, canales electrónicos de envío modernos, supervisión y auditoría) pueden integrarse fácilmente. Esto podría ser importante para la integración sin fisuras de los sistemas de gestión de inventario para facturación. Es especialmente llamativo cuando una aplicación ya está disponible en la nube de por sí, por ejemplo, como portal de carga de un proveedor de servicios.
Si bien, cabe reseñar igualmente otros aspectos importantes en la implementación de la gestión en la nube:
* Métodos de implementación. Los servidores y contenedores virtuales como puede ser Docker, van generando relevancia porque facilitan la implementación y el mantenimiento de las aplicaciones. En concreto, los contenedores han dejado atrás la fase de expectativas exageradas y ahora forman parte de las operaciones cotidianas de muchas empresas.
* Conexiones cruzadas. Sin ir más lejos los contenedores simplifican considerablemente la prestación de servicios/aplicaciones a través de la nube.
* Consideración de posibles plataformas. Amazon Web Services está en boca de todos, sin embargo, existen alternativas interesantes que permiten una transición sencilla entre nubes privadas y públicas o trabajar con interfaces de usuario conocidas. También podemos pensar en Azure Stack de Microsoft, que puede utilizarse para ejecutar los servicios en la nube de Azure en el centro de datos propio, o la solución de código abierto OpenStack que se puede encontrar tanto en la computación de la nube privada como en la pública.
Tampoco hay que precipitarse
Si algo está claro es que la demanda de servicios web está aumentando especialmente en el ámbito de la conversión y validación de documentos, por lo tanto, y aunque con sus diferencias regionales como pueden ser entre Europa y Norteamérica, la nube empieza a ser algo muy concreto.
Pero, ¿qué sucede con la protección de datos, el principal argumento de la «facción antinube»? pues que ha dejado de ser un obstáculo insuperable. A este respecto, los grandes proveedores de servicios han aprendido de los errores del pasado y el marco jurídico se controla cada vez mejor, y también está la razón por la que incluso las soluciones críticas para la empresa, como los sistemas CRM o ERP, se adquieren cada vez más a través de la nube.
Según las estadísticas, más de 150.000 empresas han empezado a utilizar salesforce.com, e incluso MS Office 365 es cada vez más popular. En las nubes privadas la protección de datos no desempeña ya de por sí un papel especial, al menos, no más que con las arquitecturas clásicas centradas en el hardware, además, utilizando técnicas como la microsegmentación de redes virtuales se pueden instalar mecanismos de seguridad adicionales.
Por consiguiente, no hay razón alguna para preocuparse, especialmente en entornos existentes de crecimiento estable, aunque, si bien, migrar a la nube como único fin no tiene sentido. Otra cosa son los nuevos proyectos, en este caso podría tener sentido confiar en la nube desde el principio por razones de tiempo y recursos (introducción más rápida de un nuevo sistema), ya sea por cuenta propia o de forma externa. De hecho, esto es más inequívoco si la empresa ya dispone de una infraestructura de nube privada o, al menos, del conocimiento técnico necesario.
Sea como fuere habría que confiar en un socio con experiencia en la nube para el que las tecnologías web, la modularidad y un enfoque basado en API, no sean terreno de lo desconocido. Así Compart, con DocBridge Impress -para el diseño universal de documentos- y DocBridge AuditTrack -para la supervisión y auditoría de ecosistemas completos-, ha desarrollado dos aplicaciones habilitadas para la nube que operan con éxito como implementaciones de referencia en empresas de diferentes sectores.
Las ventajas son múltiples. con el uso de interfaces estandarizadas (como REST y servicios web), no solo es posible supervisar y evaluar las soluciones de Compart, sino también un gran número de productos de terceros (de hardware y software) mediante una interfaz única de usuario.
A tener en cuenta en el cloud computing
El cloud computing hace referencia a la puesta a disposición de una infraestructura de TI, -como espacio de almacenamiento, potencia de computación o software de aplicaciones-, a través de un servicio que se ofrece en Internet o en un servidor separado (no necesariamente basado en la web). En términos técnicos, el cloud computing implica un planteamiento según el cual las infraestructuras de TI están disponibles a través de una red informática sin tener que instalarse en el ordenador local. Estos servicios se ofrecen y utilizan exclusivamente a través de interfaces y protocolos técnicos, como un navegador web. La gama de servicios ofrecidos como parte del cloud computing cubre todo el espectro de la tecnología de la información e incluye infraestructuras, plataformas y software. (Wikipedia)
¿Cuáles son las características de una solución en la nube?
- On demand. La aplicación/servicio se proporciona de forma automática bajo demanda.
- Independencia de dispositivos. Lo ideal es que la aplicación/servicio esté disponible en un navegador web o en una red.
- Formación de recursos. El rendimiento de la CPU, el espacio de memoria y el ancho de banda se obtienen de un pool virtual según la demanda, en lugar de tener hardware especial disponible para cada fin.
- En caso de fluctuación de las necesidades de rendimiento («picos de carga»), los recursos adicionales se extraen del fondo común y se devuelven posteriormente al mismo.
- Medición exacta y, normalmente, también facturación, del consumo de recursos.
Thorsten Meudt
Director de marketing, Compart AG
