Transformación digital: una expresión que hemos escuchado miles de veces. Dos palabras casi virales que, en realidad, ya hace dos décadas que vienen dando vueltas. Aunque, de hecho, pueden significar cosas muy diferentes según qué tipo de organización requiera ese cambio. La digitalización de una empresa de venta de seguros, por ejemplo, será radicalmente diferente a la de una empresa de fabricación y marketing de refrescos. Y si echamos una mirada al sector público, la transformación digital será distinta según el tipo de servicio que esté ofreciendo. La gestión de historiales de pacientes y expedientes de salud diferirá de la administración de justicia o la enseñanza. Esto significa que puede ser un término un tanto vago, que lleva a niveles muy diferentes de madurez digital en diversos sectores y ubicaciones. Mientras el concepto puede parecer un tema demasiado sobado ya para algunas personas, se ha necesitado de una pandemia para que otras empiecen a trabajarlo.
Según el Banco Europeo de Inversiones, cerca de la mitad (46 %) de las empresas europeas se volvieron más digitales durante la crisis de la COVID-19. En Oriente Medio los Emiratos Árabes destacan como la nación con una mayor evolución digital. Aunque estas regiones siguen por detrás de Estados Unidos, Singapur y Hong Kong, con algunas naciones africanas a la cola. Pero esta situación no se debe a una falta de voluntad. Así se refleja en el nuevo estudio sobre el tema realizado por Epson, en una de las mayores encuestas de este estilo que ha contado con la participación de 5.000 profesionales con poder de decisión en entornos TI, usuarios y personas con influencia en las decisiones de empresas de 33 países de Europa, Oriente Medio y África.
Tres cuartas partes de las personas encuestadas en este estudio (76 %) aseguran que, en general, la digitalización será una prioridad durante los próximos tres años y el 90 % afirma que es importante aumentar el nivel de digitalización de su propia empresa.
Pero como en otros ámbitos, saber por dónde empezar puede resultar complicado. De hecho, alcanzar una mayor digitalización es un verdadero desafío para cerca de tres quintas partes de las personas encuestadas (57 %).
Aunque existe algo común en cualquier camino a la digitalización de operaciones. Hablamos del proceso de convertir información analógica en algo que pueda utilizarse a través de un sistema digital. En otras palabras, para transformarse digitalmente, primero debes digitalizar. Esto requiere, a menudo, de un cambio de sistemas basados en papel a uno donde la información (ya sean historiales de pacientes, pagos, perfiles de clientes o detalles de facturación) se almacena y gestiona electrónicamente.
La puerta a la digitalización
Aquí es donde entra en acción el humilde escáner. Es la verdadera puerta a la digitalización. El guardián que inicia la transformación digital de la mayoría de las organizaciones y las mantiene en la dirección correcta a medida que continúan alimentando el sistema con nueva información.
En combinación con software como los OCR (reconocimiento óptico de caracteres) que pueden “leer” un documento y capturar la información que contiene, las organizaciones pueden habilitar los “ojos” digitales de una empresa. Añade automatización de procesos e inteligencia artificial (IA) y la información podrá ser extraída, manipulada y utilizada de la manera que cualquier empresa o proveedor de servicio elija.
Así lo reconocen tres cuartas partes de las personas encuestadas (74 %) que creen que la demanda de digitalización está causando una gran necesidad de nuevas tecnologías de escaneado. Un 68 % está de acuerdo con que necesitan invertir en más tecnología de escaneado para alcanzar sus objetivos de digitalización; y un 48% reconoce como un beneficio clave pasar a archivos escaneados y digitalizados para reducir el riesgo de pérdida de información.
Primeros pasos
Todo esto nos lleva a la pregunta de cómo pueden empezar o continuar las organizaciones su transformación digital, y dónde encajan los escáneres en todo ello. En primer lugar, resulta importante entender por qué requieren de esa transformación, cómo puede llevarse a cabo y qué resultados se obtendrán.
Una vez esté esto claro, las personas que lideren el proceso necesitarán evaluar su madurez digital. ¿Qué sistemas ya son digitales y qué capacidades están presentes en la empresa? Esto les permitirá analizar cómo obtener un nivel de aceptación adecuado en todos los niveles de la organización.
Mientras que una transformación completa debería ser un proceso gradual y continuo, uno de los cambios más simples e importantes que debe llevar a cabo una persona que lidere este tipo de proceso es invertir en escáneres.
Así que, si te estás quedando atrás y quieres impulsar tu digitalización, es el momento de actuar.
Antonio Fernández
Responsable de escáneres documentales en Epson Ibérica
