Una gestión adecuada de los activos es fundamental para el éxito de cualquier empresa, tanto en áreas técnicas como no técnicas. Los activos son recursos que tienen un valor empresarial actual o futuro (propiedad, efectivo, inversiones, arte) para una organización o un individuo. La gestión de activos informáticos, en inglés IT Asset Management (ITAM) se refiere al despliegue, mantenimiento, seguimiento y eliminación de activos relacionados con las TI (hardware, sistemas de software e información).
Una ventaja que tienen las empresas presenciales sobre las remotas es que es algo más fácil hacer un seguimiento y mantenimiento de sus ordenadores, servidores y otros dispositivos tecnológicos. No es un camino de rosas, pero sin duda tiene menos baches y contratiempos. Para las empresas remotas, a menos que dispongan de los sistemas y procesos adecuados, es difícil acceder a la imagen completa: datos que necesitan actualizarse, software que necesita renovarse y presupuestos. Aquí es donde cobra importancia el software ITAM basado en la nube. Con una adecuada gestión de activos desde el software ITAM basado en la nube, las empresas remotas pueden reducir sus riesgos de seguridad y datos, y aumentar su ROI a largo plazo.
Seguridad
Todas las empresas se preocupan por la seguridad de sus datos y sistemas, tanto internos como externos. Si a esto le añadimos el hecho de ser una empresa totalmente remota, resulta aún más difícil conectar los sistemas, realizar un seguimiento de los presupuestos y supervisar los ciclos de vida del software. Por eso es crucial la gestión de activos de TI. El software ITAM avisa a los empleados de TI de las certificaciones que necesitan actualizarse, los contratos en mantenimiento, la gestión de existencias y las renovaciones necesarias. De este modo se reducen los riesgos empresariales asociados al software fuera de conformidad, la escasez de productos y la interrupción de la comunicación entre dispositivos. Con una gestión adecuada de los activos de TI, es posible una gestión más eficaz de los incidentes y problemas, haciendo hincapié en la facilidad de uso para mover, añadir y cambiar configuraciones.
Precisión de los datos
Los datos de los dispositivos informáticos deben ser lo más precisos posible. Parte de la razón por la que las empresas gastan tanto en programas de software de gama alta y dispositivos tecnológicos de última generación es para: por un lado, dotar a sus trabajadores de las mejores herramientas y, por otro, mantener sus datos limpios y precisos. Dondequiera que haya seres humanos implicados, siempre existe el riesgo de que se produzcan errores, ya sea por la distracción de un compañero de trabajo o por introducir datos en la celda equivocada de una hoja de cálculo después de 2 horas.
ITAM reduce los errores en los datos recopilados a lo largo del ciclo de vida de un activo. Gracias al software ITAM, el seguimiento y el almacenamiento de los datos no sólo son más fiables, sino que los empleados ahorran tiempo, ya que no tienen que volver a comprobar los datos ni actualizar las hojas de cálculo. ¿Y lo mejor? Los datos recopilados son fiables y se pueden utilizar desde el principio. Solo es necesario configurar la integración para seguir trabajando.
Un software y unos procesos de gestión de activos de primera línea para una empresa remota permiten que la dirección tenga que preocuparse menos de los pequeños problemas minúsculos y más de las ideas que cambian el mundo y las interacciones humanas necesarias para el funcionamiento y optimización de los procesos. Llevar un registro de certificaciones y licencias para garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad, saber cuándo hay que hacer copias de seguridad de los ordenadores, prever los tiempos de inactividad y mantener los datos limpios, entre otros. Puede que el precio inicial de un software de gestión de activos sólido sea más elevado, pero la rentabilidad del tiempo y el dinero ahorrados en la búsqueda de licencias y en la comprobación de 50.000 hojas de cálculo de celdas se amortiza con creces a largo plazo.
La cuestión es: ¿gastar el dinero ahora para estar tranquilo con un software ITAM fiable o arriesgarse a que los errores cuesten miles (o millones)?
Francisco Campos
Sales account manager de EasyVista
