Teamnet es una consultora cuyo objetivo es mejorar los resultado empresariales a corto plazo. La compañía apuesta por el I+D+i y está desarrollando soluciones de gestión de costes empresariales en diferentes aspectos como las telecomunicaciones, la energía, materias primas, etc.
A lo largo de estos años las empresas se han visto obligadas a controlar de forma exhaustiva sus gastos, con el objetivo de llegar a reducirlos. De esta forma, Teamnet ha desarrollado una práctica solución que ayuda a las empresas a gestionar el gasto en telecomunicaciones, tanto de voz como de datos.
Javier Cid de Quevedo, CEO de Teamnet, explica en esta entrevista en qué consiste su solución.
«El Telecom Expense Management (TEM) es un servicio que TEAMNET presta como solución para la gestión eficiente del gasto en partidas tan complejas y voluminosas como las de telecomunicaciones, es decir, las que están relacionadas con el consumo de voz – fijo y móvil – y datos. La solución que gestiona esta partida y automatiza los servicios TEM es INFOCOM, una herramienta innovadora financiada por el CDTI que ya está testada en grandes corporaciones», explica Javier Cid.
¿Qué ventajas y beneficios aporta este tipo de servicio a una gran empresa?
INFOCOM permite, a las grandes organizaciones e instituciones, detectar errores y sobrecostes en su factura de telecomunicaciones, tanto de datos, como de voz y móvil. Las grandes empresas evitan, así, el gasto de cientos de miles de euros en las cuentas anuales. Sin embargo, para gestionar los gastos en telecomunicaciones es necesario realizar una serie de controles y análisis, que de hacerse de forma manual supondrían mucho tiempo y esfuerzo. Por este motivo, INFOCOM se encarga de estas tareas de forma automatizada y eficiente.
Esta solución detecta – retarificando el 100 % de los CDR´s, cuotas y descuentos – los errores existentes en la facturas de servicios de telecomunicaciones que, según estudios, se sitúan entre el 7 % y 14 % del gasto. Además, controla el inventario de terminales, líneas y servicios que están siendo facturadas, gestiona la relación con las operadoras, analiza el uso y el consumo – con detalle de recursos infrautilizados o mal utilizados – que puede llegar a un ahorro del 10 %, reparte el coste por unidades funcionales o centros de coste, define y gestiona las políticas de BYOD y analiza la información histórica para la correcta negociación de nuevos acuerdos comerciales
¿Por qué considera que un CIO debería implantar esta solución?
El ahorro medio anual en los gastos de telecomunicaciones que están consiguiendo grandes compañías e instituciones públicas desde que instalaron INFOCOM 2014, es de entre un 10 % y un 30 %. El motivo es que esta herramienta permite una gestión centralizada del todo el gasto de telecomunicaciones de fijo, móvil y datos de una organización, independientemente de los operadores con las que se trabaje o de los países implicados. Además, genera ahorro en la propia organización mediante la identificación de errores de facturación o la definición de políticas que inhiban el consumo no profesional y facilita y mejora la gestión de la relación con las operadoras al disponer de información veraz y contrastada, eliminando así dependencias de estos proveedores que suelen ser estratégicos.
¿Es necesario algún tipo de software o hardware para incorporar esta solución a la empresa?
La solución INFOCOM es una herramienta web (cloud/OnPremise), multilenguaje y multicomercializadora, que se compone de dos módulos, el analítico y el de gestión, desarrollados en tecnología Microsoft. Esta herramienta busca la flexibilidad y la sencillez, ya que puede ser utilizada por el cliente de forma autónoma, o por operadas mediante el servicio especializado en telecomunicaciones de TEAMNET. INFOCOM automatiza gran parte de las tareas necesarias para el control del gasto empresarial, lo que consigue mejorar la eficiencia y fiabilidad de los procesos.
¿Cómo se instalaría esta solución en una empresa?
Para que la compañía interesada utilice INFOCOM, solo es necesario que aporte al equipo de Teamnet el acuerdo marco firmado con las operadoras, los ficheros de facturación y el inventario disponible en la organización, con todo esto se procede a la carga de información para activar la herramienta.
Sin embargo, si la instalación se realiza en los servidos del cliente, será necesario disponer de un sistema operativo Microsoft Windows Server 2012 R2 standard con IIS activado, una base de datos Microsoft SQL Server 2012 versión Business Intelligence de open license y un framework 4.5 de Microsoft.
¿Cómo funciona la solución?
El acceso a INFOCOM se puede realizar a través de Internet o de la red local desde cualquier dispositivo, pues se trata de una solución web.
La plataforma permite al usuario, de forma sencilla y automatizada, la refacturación del 100 % de los tráficos, cuotas y descuentos, que permite la identificación de errores en el precio de las llamadas realizadas, errores en la aplicación de dichas cuotas y descuentos, en las fechas de inicio y fin de los servicios contratados, incluso el reconocimiento de servicios activos que nunca son utilizados, pero siguen siendo facturados.
Por otro lado, también permite funcionalidades como la identificación de opciones de ahorro en la contratación, inhibición del consumo innecesario – gasto fuera del horario de trabajo, por ejemplo – el reparto de los costes por Centro de Coste (CECO) o el seguimiento presupuestario mediante informes, que aportan información muy valiosa de cara a la gestión eficiente del gasto en telecomunicaciones.
INFOCOM consta de dos módulos, el de gestión que permite capturar y procesar la información sobre los precios acordados con los operadoras, las facturas, el inventario de los terminales y líneas; y el analítico, que analiza la información anterior, cruzando dinámicamente varias dimensiones con tecnología de análisis multidimensional (OLAP – procesamiento analítico en línea On-Line Analytical Processing). Así, con esta herramienta, el usuario puede conocer de forma automática el consumo mensual de las líneas de su área de responsabilidad, el desglose del consumo por origen (operador, empresa, área, departamento y usuario), la evolución mensual del consumo y costes medios mensuales por líneas, un análisis de patrones de consumo, ranking y detalle de las llamadas más largas y de mayor coste o, por ejemplo, un análisis y detalle de las llamadas fuera del horario laboral.
¿Qué mejoras se han implantado desde la versión de 2012 a la de 2014?
La versión INFOCOM 2014 ofrece otra serie de ventajas, como la capacidad de hacer comprobaciones simultáneas de múltiples acuerdos marco con diferentes operadoras nacionales o internacionales, acceso y uso multiempresa para el caso de holdings o grupos empresariales, varios perfiles de usuario o carga masiva de inventarios, entre otras. Además, la plataforma es multilenguaje y es capaz de leer los contenidos de facturación en todos los idiomas, con alfabeto latino y cirílico, algo muy útil en el caso de contratos con operadoras internacionales. También es escalable, ya que horizontalmente incorpora nuevas funcionalidades y verticalmente tiene mayor capacidad de proceso. En cuanto a la seguridad, incorpora mejoras en cuanto a confidencialidad, firewalls y seguridad en IIS.
¿Desde TEAMNET se aporta formación a los trabajadores de la empresa en la que se implementa esta solución?
INFOCOM es una herramienta consolidada que busca la flexibilidad y la sencillez, ya que puede ser utilizada por el cliente de forma autónoma u operada por el servicio especializado en TEM – telecomunicaciones – de TEAMNET. Así, en los casos en que se considere necesario, el equipo técnico de TEAMNET puede dar soporte al homólogo de cada compañía e, incluso, puede externalizarse para que el equipo de TEAMNET se encargue del control y seguimiento.
¿Qué tipo de conocimiento es necesarios para llevar a cabo el análisis de los datos?
El material entregado a cada compañía está totalmente adaptado para que su personal técnico pueda interpretar fácil y rápidamente los resultados y así se optimicen los procesos internos para generar ahorro en la factura. Dicho esto, el responsable de la gestión de los gastos en telecomuncaciones, deberá tener unos conocimientos mínimos sobre la contratación de servicios de telecomunicaciones. Si los usuarios son simplemente consumidores de la información no se requiere de conocimientos especiales.
