Hoy en día las empresas manejan cada vez un mayor volumen de información, independientemente de su tamaño. Y por ello es necesario contar con un buen sistema de gestión documental.
Sin embargo, y aunque parecía que este mercado iba a obtener mejores resultados, todavía no ha conseguido explotar del todo. ¿Cuáles son las razones? ¿Cuál es la situación de la gestión documental en nuestro país? ¿Cuál su futuro? Para responder a estas y otras preguntas, la revista directorTIC reunió en las instalaciones de TAI Editorial a cuatro de las empresas más importantes del sector: Kyocera, Canon, HP y Fujitsu.
La gestión documental es uno de los pilares para la gran cuenta, algo crítico para ella porque conlleva una reducción de costes operativos y monetarios muy altos. Así lo manifestaba Javier Martín, Iberia LES volume and scanner category manager de HP, en el desayuno de trabajo que realizó la revista director TIC. Sin embargo, Martín reconocía que hace dos años los especialistas en la materia creían que la misma iba a tener una mayor repercusión en nuestro país. ¿Qué le ha frenado? A su juicio, la crisis económica que estamos atravesando, lo cual hace que la mayor preocupación de las empresas pase por llegar a final de mes. A este factor se une otro más grave en las pymes: no disponer de una persona concreta que se encargue de la gestión documental, “lo cual es un inconveniente”, comenta, “porque la pyme está intentando sacar adelante su negocio y aparca los proyectos”. En esta misma línea se mueve Marco Aurelio Losas, customer&channel director del área de marketing España y Portugal de Canon, para quien es fundamental la diferenciación entre ambos segmentos: gran cuenta y pyme, ya que la grande tiene claro lo que quiere en este sentido, porque a veces pueden no haber acometido el proyecto pero son conscientes de la importancia del mismo, mientras en la pyme “hay que seguir predicando los beneficios de la gestión documental, ya que en muchos casos lo siguen viendo como archivar documentos en formato digital en carpetas compartidas, con una determina lógica y coherencia”. En este sentido considera que su papel como proveedores o fabricantes de alguna de las herramientas, es hacer ver que esto tiene un retorno de la inversión que les compensa. “Y más si cabe en entornos SaaS, de proyectos que pueden acometer las pymes sin tener que hacer grandes inversiones iniciales, lo cual puede repercutir en una optimización de sus procesos”. Además, opina que las normativas, que van ayudando más, deberían ser aceladores porque, con un potencial de mercado del 13 % a nivel europeo, en España la crisis está ralentizando esta explosión. Y el gran paso, aparte de alguna gran inversión, tendría que venir de la mano de la pyme. Factura electrónica Un factor que está haciendo que este año despegue la gestión documental viene de la mano de la factura electrónica, ya que los grandes actores del mercado están solicitando la misma, recuerda Roland Ruiz, consultor soluciones y servicios profesionales de Kyocera. Y es que los datos hablan por sí solos: si hace cuatro años la factura electrónica se utilizaba solo en el 1 % de los casos, ahora ha aumentado hasta el 35 %. Otro factor vendría de la mano de las redes sociales, big data, etc., asegura. “Esto está haciendo que el volumen de documentación digital en facetas que no eran normales para que este tipo de documentación, sea tan grande que ya todos los departamentos necesiten de una gestión documental”. “Desde Kyocera pensamos que ahora viene el despegue fuerte, con crecimiento de hasta dos dígitos en los próximos tres años”, explica. Y, algo que destaca Jesús Cabañas, IP marketing manager de Fujitsu, es que según diferentes estudios, cuando las empresas se embarcan en temas de gestión documental el criterio principal, en el 52 % de los casos, es el ahorro de costes y esto, en su opinión, es planteable en una gran empresa pero no en una pyme “porque a ellas en una situación de contracción económica es complicado decirles que inviertan”. A la pregunta de si no es un poco culpa de la Administración que no se haya cumplido la normativa en cuanto a la puesta en marcha total de la factura electrónica, la respuesta es que si el propio emisor de la factura no se preocupa, las empresas tampoco lo van a hacer porque no lo van a tomar en serio, aunque consideran que hay muchas compañías que ya empiezan a tener proyectos ligados a la factura electrónica, porque su principal cliente les está obligando. Sin embargo también advierten que esta factura es un poco la punta del iceberg porque para implantarla no hay que tener un complejo sistema de gestión documental. Sus beneficios son el efecto llamada y mueve el mercado, pero es cierto “que la gente solo va a entrar en ella por normativa legal, no por sus beneficios”. “Una pescadilla que se muerde la cola”, a juicio de los ponentes, por lo que habría que saber dónde está el “quid” de la gestión documental: en el ROI y en la mejora de procesos. Al explicar esto a las empresas, los ponentes aseguran que no acaban de verlo por lo conservadoras que son. “Están muy ligadas a cortar costes en cuanto a la impresión de un documento pero no son conscientes del coste inherente adherido a que tengas a un comercial que va a hacer esas propuestas. Eso cuesta mucho que lo entiendan”, responden. Según un estudio, casi el 70 % de los usuarios no quieren facturas electrónicas porque no se fían. Desde Canon, Marco Aurelio considera que si hay algún defecto en la factura hay que corregirlo y con respecto a las reticencias por parte de ese porcentaje que rehusa adoptarla, opina que es porque cuesta mucho hacer cambios en este país, por lo que hay que ser incisivos y constantes en este tipo de iniciativas, sin olvidar mostrar los beneficios que este tipo de tecnología ofrece. “Seremos capaces de que ese porcentaje se reduzca y en el momento en que algo se imponga, cuando nos acostumbremos a trabajar, lo haremos sin pensar, dándonos cuenta de las ventajas de la gestión documental”, dice rotundamente. Algo que puede ayudar, según Roland Ruiz, de Kyocera, es el cambio generacional. Argumento con el que coincide Javier Martín, desde HP, porque tal y como comenta, en sectores como el de las asesorías, para quienes es un cambio cultural tan grande que muchas veces supone una barrera hacer algo a lo que no están acostumbrados en el día a día, entienden el beneficio pero les cuesta. Por ello Jesús Cabanas, desde Fujitsu, propone mirar el valor añadido que te dan y verlo en positivo. Y Marco Aurelio salir de la zona de confort. ¿De quién es la responsabilidad? De todos un poco, responde el customer&channel área marketin de Canon, “y entre todos habrá que ir dando pasos”. Además, hay que tener en cuenta que no todos los usuarios van a tener el mismo perfil, por lo que el cambio tiene que darse de la forma adecuada. Por ello, Jesús Cabanas afirma que son servicios adicionales para el canal, ya que la labor del mismo es fundamental. Tiene que decir al cliente qué es lo mejor para él, haciendo que tenga una buena implementación. Labor en la que habría que incidir, en opinión de Roland Ruiz, sobre todo desde el punto de vista del hardware porque hay una sensación de que los servicios no cuestan dinero. En su opinión habría que hacer un cambio cultural en el canal para que aporten consultoría, para saber si hacen bien las cosas. “De ahí hay que sacar el valor y el beneficio”, especifica. Formación Y, aunque se está formando al canal en este sentido desde hace tiempo, el mismo parece haberlo entendido recientemente. Para Javier Martín hay una diferenciación entre el canal en cuanto a servicios de pago por uso o servicios de gestión documental. “En el del pago por uso, al canal IT de toda la vida le sigue costando mucho, sin embargo desde hace unos dos años ha habido un cambio brutal y un gran incremento de negocios contractuales tanto en gran cuenta como en la pyme. Además, afirma que han visto una reconversión de partners hacia un negocio contractual, incluyendo los servicios, porque el dinero sigue entrando, aunque opina que nos sigue faltando educar y formar al canal sobre cómo vender y cómo aportar valor añadido, con un servicio diferencial que hace algunos años no estaban ofreciendo”. Y es que como dice Marco Aurelio, el canal que se ha acercado al cliente como asesor tecnológico, tiene que cubrir las necesidades de ese cliente “y los fabricantes hemos intentado formarle para demostrarle que ese valor añadido viene por los servicios y de esa parte que iba más allá de ese proveedor de hardware. Se trataba de estar cerca de ese cliente”. “Es cierto que ese cambio en algunas ocasiones ha llegado más despacio porque las dificultades económicas han favorecido a que ese canal, que estaba apostando por ser más cercano, haya incrementado la velocidad porque el cliente, en un momento en el que ha tenido que reducir costes y optimizar su día a día, ha visto que había fórmulas que le venían mejor. Y el que no se ha renovado, si no ha desaparecido está a punto”, explica… A esto Jesús Cabanas agrega que el canal empieza a ver ciertos valores añadidos que pueden dar a su cliente para que su empresa se diversifique y sea lo más rentable posible. Además considera que las pymes deben pasar de ser asesores tecnológicos a asesores de negocios. Desde su punto de vista, la gestión documental en sí siempre ha sido un recurrente pero van cambiando la perspectiva y las motivaciones. Ahora hay una variable: la cantidad de información que nos está llegando por medios electrónicos es muy alta y va a ir en aumento y las pymes tienen que gestionarla porque hay información importante, al igual que sucede con la información en papel. Considera que gestionarla de forma unificada no es fácil, aunque tarde o temprano habrá que consolidar todo esto. “Toda la información tiene que estar en un único sitio, accesible, y es ahí donde los fabricantes tenemos que pensar en las necesidades futuras que pueden existir. Por ello lo mejor es poner a la venta dispositivos que intenten capturar de todo e integrar papel, digital…” Big data El big data, tan de moda hoy en día, se ha convertido en un problema para muchas empresas por la complejidad para gestionar los grandes volúmenes de información que manejan. Por eso una de las preguntas que se plantean en este encuentro es qué va a aportar el mismo a la gestión documental. Roland Ruiz responde, contundente, que va a ser un gran acelerador, aunque reconoce que el big data como tal no va a poder ser implantado por muchas empresas. Eso sí, entendido como business intelligence 2.0 va a ayudar en todos los sentidos. Y esto para Marco Aurelio es aplicable a la pyme, al tiempo que advierte que la dirección de cualquier empresa tiene que tener bien clara las directrices a seguir y delimitadar las responsabilidades de cada uno, aconsejado por el partner tecnológico. SOA como servicio para salir de la crisis En este sentido desde HP también esperaban una mayor implementación, aunque lo consideran como un diferencial de valor añadido claro. El representante de Kyocera explica esto por la barrera cultural, por el miedo a enviar información crítica a ámbitos que no estén muy controlados por la propia empresa. Una barrera a la que desde Fujitsu añaden la de la escasa comisión que pueden cobrar por vender este tipo de modelo, ya que la misma irá fraccionada a lo largo del tiempo. Con el SaaS hay una tendencia: enganchar el modelo productivo de tus clientes a tu sistema de costes. La inversión se establece en una de cada cinco empresas, según Canon, por lo que, una vez más, aconseja hacer ver al cliente que sus temores son infundados y que la pyme tiene que tener funcionalidades que en el pasado estaban limitadas a la gran cuenta. Además, explica que el canal tiene una parte de beneficio, aunque no a tan corto plazo como cuando vendían una máquina. LOPD En cuanto a si la Ley de Protección de Datos es un aliciente para que se desarrolle la gestión documental, los ponente opinan que sí, aunque debería favorecer más porque es una normativa con la que se tendrían que poner más agresivos a la hora de hacerla cumplir, por la seguridad, por el hecho de quién puede acceder a qué tipo de documentos, los periodos de retención… ya que todo esto es el valor añadido que una solución de gestión documental te da sobre el mero archivado en carpetas de red. Y es que tal y como recuerdan, esto hay que elevarlo también al segmento de la seguridad porque cualquier dispositivo que te permita copiar es una fuga de información y en la medida en que seas capaz de controlar esto, vas a tener más seguridad. ¿Y la nube? Incluso con sus riesgos favorece, responden. Es un peldaño más, un empujón crítico a este segmento. Antes se hablaba de gestión documental y ahora hablamos de gestión de la información, información que tiene que estar disponible en cualquier lugar y en cualquier momento y por aquella persona dentro de la organización que consideremos que tiene que tener acceso a la misma. Ahí es donde el cloud juega un papel fundamental y la adaptación a este nuevo paradigma es crítico en cualquier fabricante para triunfar en el próximo lustro. Además, están convencidos de que la nube va a ayudar a que la cultura de la gestión documental segura, con trazabilidad, con según qué perfiles y accediendo a según qué información y permitiendo que la pyme pueda disfrutar de funcionalidades que antes le estaban vetadas por los excesivos costes de inversión inicial. Ven a la nube con muchas opciones de futuro, por lo que consideran que hay que venderla bien para que los clientes, una vez más, venzan sus miedos. En cuanto al tiempo que va a tardar en “explosionar”, los ponentes responden que cada sector tendrá sus tiempos.
Puntos claves • A pesar de que no existe el boom esperado, este año la gestión documental está obteniendo mejores resultados. • Su potencial de mercado alcanza el 13 %, su ralentización se debe a la crisis. • En los próximos tres años se esperan crecimientos de dos dítigos. • Todas las áreas de una empresa necesitan un departamento de gestión documental. • Ventajas de la gestión documental: ROI y ahorro de costes. • La factura digital es el efecto llamada hacia la gestión documental, la punta del iceberg. • Es muy importante formar a los comerciales para que cuenten los beneficios que hay detrás de la gestión documental. • No tiene que haber una limitación de la información. • En determinados sectores la necesidad de digitalizar los documentos es enorme. • En la gestión documental hay que alinear ingresos variables a costes variables. • La gestión documental tarde o temprano llegará a la pyme. • La tendencia gira en torno al pago por uso. • El canal tiene que estar formado en cuanto al proceso de negocio, los beneficios para el cliente, el enfoque consultivo… • Lo más importante es entender al cliente y saber qué necesita en cada momento, con el fin de que entiendan que el producto les va a ayudar. • La seguridad es uno de los puntos críticos. • La nube va a ayudar a que la pyme pueda disfrutar de la gestión documental.
