La empresa SanLucar Fruit, dedicada a la producción y distribución de frutas y verduras, ha culminado una transformación digital en su sistema de gestión de facturas con el objetivo de aumentar la eficiencia operativa y responder al crecimiento de su actividad internacional.
El cambio comenzó en 2013, cuando la compañía detectó que el volumen de facturas recibidas, muchas aún por fax o correo postal, superaba la capacidad operativa del departamento de Administración. “Recibíamos muchas facturas de nuestros proveedores, y el departamento de Administración las introducía manualmente una a una en el sistema. Resultaba rutinario y tedioso para los empleados y no éramos capaces de hacerlo al ritmo que el negocio nos estaba exigiendo”, explica Fernando Fernández, director de IT de SanLucar Fruit.
Para abordar este desafío, la empresa optó por la plataforma de gestión documental DocuWare y confió en Ricoh como socio tecnológico, por su capacidad de integrar la solución con los sistemas centrales de la compañía, como SAP y Microsoft Dynamics. “En un proceso absolutamente clave, necesitábamos una herramienta que creciese al mismo tiempo que lo hacíamos nosotros, que no reportase problemas y que fuese muy estable”, añade Fernández.
El despliegue inicial se realizó en modalidad on-premise, pero en 2016 se migró al entorno cloud como parte de una estrategia tecnológica centrada en reducir la dependencia de infraestructuras locales y mejorar la agilidad del negocio. Actualmente, la solución cuenta con más de 200 usuarios activos, 60 de los cuales están directamente implicados en la introducción de facturas. “La integración es transparente para los usuarios, que disponen de una herramienta rápida y fácil de utilizar”, destaca el responsable de IT.
Hoy en día, SanLucar gestiona unas 17.000 facturas al mes a través de esta plataforma, que también se utiliza en sus sedes internacionales. La solución ha permitido mejorar la eficiencia, reducir errores asociados a la entrada manual de datos y avanzar hacia un modelo más sostenible. “Ha sido un proyecto clave para generar eficiencia en la empresa y aportar valor a las personas y al negocio, en línea con nuestra filosofía, que está centrada en la calidad, la sostenibilidad y la innovación”, subraya Fernández.
El proyecto sigue evolucionando con nuevas funcionalidades como la firma digital, la factura electrónica o la incorporación de inteligencia artificial. Según Fernández, “apostamos por partners y socios tecnológicos a largo plazo. Ricoh nos ha ayudado a expandir nuestro proceso, nuestra solución, en diferentes oficinas, países y continentes. Siempre ha estado ahí y nunca nos ha fallado”.
Por parte de Ricoh, Josep Costa, responsable de la unidad de negocio de HyperAutomation en España y Portugal, valoró positivamente la colaboración: “Es un placer poder acompañar a clientes como SanLucar Fruit durante más de 10 años en el proceso de digitalización y automatización de sus procesos. Esto nos permite innovar con nuevos desarrollos, mejorar y aprender, y nos obliga a aportar valor continuo con nuevas soluciones y servicios”.
