Más de un 70 % de los empleados, según el informe de Microsoft, quiere que el trabajo remoto se instaure para siempre. En el sentido opuesto el 65 % asegura que necesita pasar más tiempo en las oficinas y poder reunirse en persona con sus equipos. Estos datos tan parecidos, muestran que es necesario llevar a cabo un modelo que satisfaga las necesidades de ambas partes y, por tanto, el trabajo híbrido parece la solución perfecta. Una solución que están estableciendo muchas empresas, pero que, a pesar de llevar más de dos años con este modelo, plantea restos desde el punto de vista de la videocolaboración en el trabajo.
A continuación se presentan cinco retos comunes derivados de esta nueva forma de trabajar y la colaboración virtual, y se muestra cómo abordarlos de manera innovadora, sencilla y ágil:
Costes de equipos y software
El trabajo a distancia y las soluciones de videoconferencia son las herramientas principales para muchas empresas. Sin embargo, hay que tener en cuenta los costes, ya que puede ser difícil para las pequeñas y medianas empresas, afectadas por la pandemia, equilibrar los costes relacionados con gastos operativos.
Una investigación realizada por el Foro Económico Mundial reveló que las pymes se han visto más afectadas que las grandes empresas en términos de la creciente demanda de productos informáticos, el aumento de los costes de los nuevos equipos, la carga de la infraestructura informática y el trabajo a distancia, principalmente.
Es importante ofrecer a los clientes productos con un diseño todo en uno que integre varias funciones para ayudar a reducir los costes de TI innecesarios y centrarse en otras tareas; sin olvidar la innovación y facilidad de uso, que generarán una experiencia de colaboración más gratificante.
Problemas de compatibilidad
Emparejar dispositivos de diferentes marcas es un reto técnico habitual. El nivel de infraestructura técnica necesario para el trabajo a distancia puede crear problemas de colaboración.
Un punto estratégico es contar con soluciones completas de hardware y software para situaciones de comunicación y colaboración remotas, eliminando la necesidad de múltiples dispositivos y protocolos. De esta manera, se evitan los inconvenientes de los problemas de compatibilidad. Las herramientas de videocolaboración all in one, junto con otros dispositivos, pueden ofrecer una solución completa para presentar, colaborar y hacer una lluvia de ideas ya que en un entorno con multitud de dispositivos para un solo uso, como podría ser la videoconferencia, si por ejemplo, un puerto USB falla, todo el servicio falla.
Desafío a diferentes escalas
La mayoría de los sistemas de videoconferencia están diseñados para un número determinado de participantes y tamaños de sala, cosa que dificulta la ampliación a salas y grupos más grandes. A su vez, muchas empresas quieren evitar invertir en varios sistemas y soluciones para mantener bajos los costes de TI, pero quieren seguir siendo adaptables. Por ello es importante priorizar aquellos productos que sean flexibles y que ofrezcan soluciones para muchos espacios diferentes, desde salas de reuniones hasta grandes salas de conferencias, adaptándose así a las necesidades cambiantes de la empresa.
Otro aspecto clave a tener en cuenta es el intercambio de documentos, un proceso que debe funcionar sin problemas para que las reuniones sean eficaces. Si se utiliza un dispositivo all in one la complejidad de uso disminuye, la resolución de posibles problemas de hardware o software es más rápida y por tanto se ahorra tiempo. Algo que, hoy en día, es fundamental.
Problemas de conectividad
La dificultad de mantenerse conectado durante las reuniones virtuales provoca frustración entre los empleados. Una encuesta de Doodle mostró que el 86% de las personas consideran que una mala conexión en las de vídeo es la característica más irritante.
Disponer de innovaciones inalámbricas a la hora de reunirse de forma online es necesario para que la transmisión sea más eficiente. Por ejemplo, nuestra organización ha mejorado el protocolo CRCP y el algoritmo FEC para ofrecer una interconexión de la capa de red más eficaz para la resolución 4K. Esta característica aumenta la velocidad de transmisión inalámbrica y mantiene el retardo, en menos de 90 milisegundos, haciendo que las llamadas sean más fluidas y naturales.
Para reducir la pérdida de tiempo durante las reuniones, esta tecnología inalámbrica permite conectar hasta nueve dispositivos con visualización simultánea. Detecta los hosts compatibles y permite una colaboración instantánea y fluida, ayudando a los empleados a lograr más en menos tiempo.
Fatiga de videoconferencias
A pesar del auge de las videoconferencias, siguen siendo una forma lejana de comunicarse. La ausencia de expresiones y el lenguaje corporal a menudo conduce a la falta de comunicación. La mala calidad del vídeo y del audio también puede cansar a los participantes, lo que provoca fatiga. Al mismo tiempo, el silencio, parte natural de la comunicación habitual, hace que muchos nos sintamos incómodos en las reuniones virtuales.
Dotarse de productos innovadores y de calidad en cuanto a vídeo y audio permite que las videoconferencias sean más productivas y menos agotadoras. Y si utilizan la inteligencia artificial (IA) ya es un plus. Esta permite rastrear los rostros y el movimiento, ampliando y encuadrando al orador activo, creando un mayor movimiento durante su transcurso.
También se recomienda utilizar un único dispositivo que pueda ofrecer todo el servicio, ya que en los servicios multidispositivo si uno de los productos no tiene una calidad similar el desarrollo de la reunión puede verse afectado. En esta línea, y para hacer la reuniones lo más similares posibles a las físicas, contar con un dispositivo all in one permite crear una forma natural de comunicación ya que se habla en la misma dirección en la que está la pantalla y por donde entra el sonido a diferencia de lo que sucede en los entornos multidispositivos.
Si las empresas logran hacer frente a estos retos, van a conseguir diseñar un mundo de trabajo híbrido donde la comunicación y la colaboración sean más eficientes. Un gran abanico de soluciones para diversos escenarios (salas de reuniones de diferentes tamaños así como espacios públicos), una oferta de productos completa en cada escenario y una mejor relación de precios van a ser factores decisivos para crear un ambiente de trabajo virtual óptimo y agradable para todos los empleados de la empresa.
Alvaro Ausin
Country sales manager de MAXHUB para España y Portugal
