Ser una de las firmas de abogados más reconocidas, tener presencia en 12 países y 27 oficinas repartidas por el mundo, 16 de ellas en la Península Ibérica, con cerca de 1.000 empleados, conlleva un determinado número de retos a la hora de colaborar entre todas ellas más ágilmente, como intentar evitar desplazamientos innecesarios o una comunicación más fluida, así como conseguir una mayor integración con todas las herramientas de gestión de la compañía, que permitan compartir el mayor número posible de documentos y dispositivos para que esta colaboración sea real.
Colaboración entre ambas compañías
Para conseguirlo, Cuatrecasas ha confiado esta gestión a Ricoh, aunque la colaboración entre ambas compañías viene desde el año 2008. Hoy Cuatrecasas cuenta con el 100 % de los servicios de impresión con tecnología pull printing, gestionados asimismo por Ricoh, con técnicos in situ. Tecnología que, según Francesc Muñoz, CIO de Cuatrecasas, les permite tanto la movilidad absoluta de los abogados como de los colaboradores, que cuando se desplazan entre oficinas pueden imprimir en cualquiera de ellas tan solo validando su usuario con su PIN y con impresión en local. Esta solución redunda en seguridad y cumplimiento regulatorio también con la GDPR, ya que no permite sacar la impresión hasta que no se encuentra físicamente delante de la impresora, lo cual evita que se pueda traspapelar algún documento, reduciendo la impresión porque evita muchas veces que imprimamos cosas que no necesitamos”, afirma.
Cuatrecasas ha querido contar para este proyecto con Ricoh, a través de Techno Trends, empresa especializada en soluciones de salas de reuniones, telepresencia y comunicaciones unificadas. Muñoz reconoce que las compañías que prestan servicios profesionales son muy exigentes en toda la cadena de la prestación de los mismos. “Por ello demandamos a nuestros proveedores unos servicios excelentes. Ricoh ha sabido entender esta exigencia y se ha adaptado a nuestras cambiantes necesidades de forma constante”, apunta.
Ricoh ha ayudado a Cuatrecasas en la implementación en sus nuevas oficinas de soluciones de videoconferencia basadas en video, que permiten emplear distintos dispositivos, además de integrarse con las herramientas de gestión de la compañía. 43 equipos de videoconferencia Cisco e infraestructura de apoyo junto a la herramienta de seguridad Firewall Traversal, así como una plataforma interna de conferencias multipunto MCU Avaya (hasta 30 puntos simultáneos) complementada con un servicio externalizado para mayores capacidades. Todo ello junto a la firma de servicios de soporte y mantenimiento de toda la infraestructura de videoconferencia.
Resultados de las soluciones de colaboración
El resultado ha sido, tras la instalación por parte de Ricoh de sus soluciones de colaboración, una mejora para Cuatrecasas sobre todo en cuanto a experiencia de usuario en colaboracióno o la reducción de incidencia técnicas, algo que indudablemente ha ayudado a promover la colaboración entre las distintas sedes de la compañía y ha facilitado que las videoconferencias se conviertan en una forma natural de comunicación entre sus empleados.
