Los usuarios, muchas veces, son los culpables de poner en peligro información de la empresa, aunque no sean conscientes de ello. En esto redunda el estudio “Sorting out digital clutter in business” (Eliminando el desorden digital en los negocios), llevado a cabo por la firma de seguridad rusa Kaspersky Lab, en el que se destaca que hasta un 30 % de los españoles que ya no trabaja en una compañía sigue teniendo acceso a archivos y documentos, algo que pone en peligro la integridad de los datos, ya que podrían utilizarlos para su propio beneficio, eliminarlos o dañarlos.
Además, señalan que las empresas navegan en un mar de archivos digitales, utilizan aplicaciones de colaboración, documentos online y servicios para compartir archivos, lo que puede dificultar el seguimiento a la hora de conocer dónde residen los datos, quién tiene acceso a ellos, cuándo y cómo.
Todo ello supone una amenaza para las empresas, ya que el 75 % de empleados españoles ha trabajado con documentos que contienen diferentes tipos de datos confidenciales; y un 45 % ha encontrado, en algún momento, accidentalmente, información confidencial sobre salarios e incentivos. Además, se emplea más tiempo para encontrar los documentos o los datos correctos almacenados en diferentes lugares. El 60 % de los encuestados españoles ha tenido dificultades para localizar un documento o archivo mientras trabajaba y un 50 % utiliza el mismo dispositivo para el trabajo y el uso personal, lo que implica que la información podría duplicarse o quedar obsoleta provocando confusión y errores. Y todo ello sin olvidar que el 32 % de los trabajadores admite compartir sus credenciales de usuario y contraseña con un compañero, lo que puede suponer una infracción y nuevos riesgos de seguridad.
Ante este desorden digital, desde la multinacional rusa se recomienda establecer una política de acceso para los activos de la empresa, incluidos los buzones de correo electrónico, las carpetas compartidas y los documentos online. Así como utilizar el cifrado para proteger los datos corporativos almacenados en los dispositivos y realizar copias de seguridad de los datos. Y todo ello sin olvidar fomentar los buenos hábitos de contraseñas entre los empleados, como no utilizar los datos personales o compartirlos con alguien dentro o fuera de la empresa; y utilizar soluciones de ciberseguridad cloud adecuadas como Kaspersky Endpoint Security Cloud para pequeñas y medianas empresas y Kaspersky Small Office Security para empresas con menos de 25 empleados.
